L'ecosistema degli eventi nel terzo millennio, Appunti Sapienza Università di Roma

L'Ecosistema degli Eventi nel Terzo Millennio

Organizzazione e marketing per la comunicazione d'impresa (Sapienza - Università di Roma)

Scan to open on Studocu Studocu is not sponsored or endorsed by any college or university Downloaded by Emanuela Candea (candeaemanuela19@gmail.com)Riassunto L'Ecosistema degli Eventi nel Terzo Millennio

Il progetto Evento nell'era dell'innovazione

Trasformazioni in atto e nuovi paradigmi d'uso

Gli eventi in quanto occasione di aggregazione sono sempre esistiti (Olimpiadi: primo evento di ampia portata a carattere globale). È nell'era moderna che gli eventi assumono una valenza economica tale da divenire una vera e propria industria.

Sino a confluire in un vero e proprio segmento gli Event Studies, che attraverso una prospettiva interdisciplinare, approfondisce tutti gli aspetti relativi a organizzazione e gestione degli eventi nell'approccio dell'Event Management, il quale inizia ad integrare ulteriori paradigmi, tra i quali il Project Management, in maniera sempre più sistematica.

L'evento è un processo che mette in relazione ambienti, culture, persone e sistemi di gestione ed è sempre concepito in base a obiettivi che intende raggiungere, grazie ai quali, lascia qualcosa in termini di impatti ed eredità.

Gli eventi risentono dei mutamenti sociali ed è per questo che sono state elaborate 3 prospettive che possono inquadrare meglio l'incidenza dei cambiamenti nel settore degli eventi e il ruolo di quest'ultimi nelle trasformazioni sociali.

1. Le Interdipendenze: si generano a vari livelli innescando effetti a catena sino a incidere su sistemi sociali apparentemente più distanti dai fattori interagenti in una data circostanza; la solidarietà organica, è una precondizione dell'interdipendenza in quanto consente un buon funzionamento degli equilibri e delle relazioni tra individui e società. In epoca moderna si afferma il concetto di Glocalismo, che evidenzia come si innescano in contemporanea meccanismi di globalismo localizzato e di localismo globalizzato. Nel globalismo localizzato sistemi, valori, stili di vita, metodi di consumo, approcci culturali, sociali e politici prevalenti influenzano scelte e azioni a livello locale, mentre nel localismo globalizzato, quelli che si affermano in alcune parti del mondo, si diffondono nel resto del globo. L'incrocio fra i due approcci porta a ridefinizioni continue in una prospettiva dinamica e di perenne trasformazione. In una logica glocal , ogni evento è un microsistema interdipendente con il resto del mondo.
2. Il paradigma ecosistemico adatta un approccio olistico integrato.

La dimensione olistica poggia le sue fondamenta sul paradigma sistemico, un processo di sviluppo ritenuto un insieme che supera le influenze dei singoli fattori che lo compongono. L'approccio olistico è integrato perché include parti e sistemi, per valorizzare la condivisione fra essi e i loro componenti al fine di garantire al sistema olistico di crescere e migliorare. Se lo sviluppo ecosistemico è l'obiettivo a cui tendere, l'approccio olistico-integrato è il metodo per conseguirlo. Nel settore dell'eventistica l'adozione di tale prospettiva permette agli organizzatori di concorrere in maniera sinergica all'impostazione e all'organizzazione dell'evento.

1. Modello della transizione nella gestione del cambiamento.

Un processo di trasformazione che investe un sistema e gli consente di passare da uno stato di equilibrio ad un altro. La transizione risultato caotica, instabile e dinamica. La sostenibilità è infatti l'obiettivo prio riatario della transizione su cui organismi nazionali e internazionali legiferano e agiscono per formulare soluzioni a tutela del pianeta.

L'evento può essere, dunque, inteso come microsistema che fornisce il suo contributo al mutamento in quanto agisce per riprodurre il modello di transizione, nella sua gestione, adottando metodi e strumenti sostenibili e alimentando il network relazione in maniera convergente.

L'evento, nell'era della transizione, subisce trasformazioni. Una gestione efficace richiede di assumere i tre paradigmi indicati e in base ad essi, concepire nuove soluzioni a garanzia di un maggiore valore dell'evento in termini culturali, socioeconomici e rispetto alla capacità di generare impatti. A livello gestionale, divenire Downloaded by Emanuela Candea (candeaemanuela19@gmail.com)co-protagonisti di un processo di trasformazioni significa accrescere il valore della manifestazione, renderla più duratura, incrementare la sua capacità di attrarre partner, sostenitori e utenti.

Kemp, Loorbach e Romans elaborano un modello in cui individuano 3 livelli di transizione, interagenti fra loro in simultanea, dato l'andamento caotico e dinamico:

1. Il livello dell'innovazione: prevede l'individuazione di soluzioni, metodi, strumenti e procedure da parte di nicchie (PENSA)
2. Il livello delle sperimentazioni: quando le soluzioni proposte dalle nicchie vengono "testate" danno luogo a rivisitazioni di regole e norme che guidano i comportamenti (PROVA)
3. Il livello dell'adozione: le soluzioni ritenute più idonee vengono applicate nei sistemi in modo che si verifichi un adattamento tra esse e nei sistemi al fine di fronteggiare variabili esogene come crisi, emergenze etc. (ADOTTA)

A livello gestionale, l'Event Management ha già intrapreso una importante trasformazione con l'integrazione del project management. Questo approccio ha consentito di pianificare e progettare l'evento in maniera sistematica, di includere istituzioni e stakeholder nel network organizzativo e di generare legacy, ovvero eredità in favore del territorio e/o delle comunità ospitanti.

In una prospettiva di transizione, un modello più evoluto deve essere concepito in maniera tale da potenziare e valorizzare ancora di più le relazioni all'interno del network. Gli attori coinvolti sono enti e soggetti con i quali attivare logiche di interdipendenza, al fine di cooperare in una prospettiva duratura ed estesa. Il rapporto con committenti, politici, esperti, imprese, ecc. richiede di assumere una visione che potremmo definire we win, orientata a rintracciare convergenze di intenti intorno ai quali realizzare obiettivi più ambiziosi rispetto alla mera realizzazione di un evento specifico.

In questo senso, vi sono almeno 3 aspetti innovativi che emergono rispetto ai paradigmi gestionali ad oggi più utilizzati:

• Centrare la definizione di obiettivi da un'ottica a breve termine ad una a lungo termine. Le azioni a breve termine sono collegate alla durata, quelle a lungo termine alla permanenza dei suoi impatti nel tempo. Nel lungo termine, gli impatti generati devono innescare un meccanismo che consente un radicamento stabile e continuativo. Denominati Elefanti bianchi o cattedrali nel deserto restano un emblema evidente di inefficacia. Il futuro deve diventare un obiettivo prioritario, declinato in azioni concrete di intervento, diviene imprescindible se gli organizzatori vogliono assumere un ruolo strategico nel contesto nel quale operano in un arco temporale auspicabilmente indeterminato.
• Ripensare il concetto di legacy considerando fattibilità d'uso nel tempo. Per legacy si intendono le eredità lasciate sul territorio o in favore delle comunità, pensando al loro valore e al loro significato simbolico collegato all'evento.
• Individuare attori strategici per i territori nei quali l'evento interviene. Considerare coloro che possono avere un ruolo decisivo nel proseguire nel tempo gli obiettivi definiti. Diviene oggi ancora più decisivo puntare su quelli che possono garantire la prosecuzione nel tempo dei progetti avviati. Molto spesso l'azione si concentra sull'ascolto collegato alla determinazione delle finalità in modo da includere i diversi interessi in campo. Un coinvolgimento più attivo e continuativo delle parti consente di stimolare maggiore coinvolgimento, di creare visibilità e di stipulare intese e accordi che vincolino alla realizzazione degli scopi concordati in maniera congiunta, ben oltre la conclusione ei lavori del network organizzativo.
• Implementare competenze e profili professionali. L'uso sempre più capillare dell'innovazione tecnologica e la ridefinizione di procedure operative che richiedono maggiore sistematicità gestionale, implicano l'implementazione delle competenze necessarie a fronteggiare la complessità realizzativa. È necessario, potenziare le skills di quel complesso di dipendenti, consulenti e volontari, già tradizionalmente dotati di un know how interdisciplinare. C'è bisogno di un approccio di knowledge sharing, collaborativo, cooperativo ed esperienziale. Nel primo tipo di apprendimento collaborativo - il confronto all'interno del team di lavoro, specie tra competenze differenti; nel secondo - quello cooperativo - la collaborazione determina la volontà di ottenere determinati risultati e, di integrare e sostenere le attività degli altri componenti del team per raggiungere obiettivi comuni; nel terzo - quello esperienziale - la messa a sistema delle esperienze pregresse Downloaded by Emanuela Candea (candeaemanuela19@gmail.com)diventa, la base per accrescere e potenziare le skills da mettere a sistema e favorire così la crescita professionale di tutti ai fini del miglioramento delle prestazioni collettive.

La transizione, abbinata al paradigma ecosistemico e all'approccio olistico-integrato, favorisce le interdipendenze e non può prescindere dalla centralità dell'innovazione. Essa permette una più proficua gestione dei processi organizzativi e delle relazioni e supporta l'individuazione di nuovi modelli di business.

Nel settore dell'eventistica, l'innovazione, soprattutto a livello digitale permette una migliore e tempestiva gestione delle risorse umane e delle reti di approvvigionamento; la riduzione di costi e tempi operativi; una visibilità trasparente della documentazione da condividere con sponsor e stakeholder; una maggiore velocità nello scambio delle info.

La comunicazione diviene così la leva strategica attraverso la quale si definiscono i contenuti e si alimentano le relazioni essenziali, nonché sostiene i processi di marketing volti a valorizzare il brand dell'evento.

Rispetto all'offerta di servizi e contenuti correlati, l'innovazione crea le condizioni per la monetizzazione delle attività di pre e post vendita che supportano l'e-commerce e il merchandising tradizionale e che consentono di implementare opportunità legate ad abbonamenti e pacchetti per partecipare all'evento e per fruire di servizi multicanali, nonché per gestire reclami ed eventuali rimborsi.

La comunicazione assume il ruolo prioritario di coinvolgere nella maniera più attiva e propositiva possibile stakeholder e utenti. Questa modalità di coinvolgimento ha assunto la denominazione di engagement, proprio per intendere una partecipazione fattiva e proattiva in cui gli attori sono coinvolti, al contempo, da un punto di vista cognitivo, relazione ed emozionale:

• A livello cognitivo, l'engagement implica la disponibilità a condividere le conoscenze e a negoziare i punti di vista, per individuare prospettive convergenti e per favorire lo sviluppo di interdipendenze;
• A livello relazionale, poggia sulla collaborazione e sulla cooperazione tra le parti mediante il confronto dialogico e l'apprendimento esperienziale che facilita il consolidamento dei rapporti perché crea un terreno comune che intensifica scambi e condivisioni in maniera iterativa e dinamica;
• A livello emozionale, la prossimità esperienziale incoraggia l'intesa tra le parti e la voglia di perseguire obiettivi collettivi, alimentando impegno, dedizione e senso di appartenenza a una collettività.

L'engagement e si attiva solo quando tutte e tre di vanto leve interagenti. Negli eventi l'engagement è favorito quando vengono attivate in maniera efficace le leve dell'esperienzialità sia nell'ambito gestionale, per stimolare impegno e dedizione degli stakeholder, sia a livello realizzativo, accrescendo la partecipazione di visitatori partecipanti, spettatori e della comunità nel senso più ampio del termine.

In merito al rapporto con gli utenti, si assiste ad una trasformazione decisiva delle logiche di confezionamento dei contenuti e dell'offerta, non più incentrate sulla spettorialità ma sull'esperienzialità. Per spettorialità si intende quella condizione nella quale l'individuo prende parte a un evento, osservandolo e beneficiandone da diversi punti di vista, creati ad hoc dagli organizzatori. Quando poi lo spettatore viene coinvolto in attività che lo vedono protagonista e interagisce diviene anche spett-attore e questo contribuisce a ridefinire la sua identità e l'identità di gruppo.

L'approccio esperienziale abbandona gli "effetti speciali" della spettatorialità in favore di una maggiore ricerca di autenticità dell'esperienza. L'obiettivo è di far vivere l'evento per condividere valori, visioni e obiettivi, il tutto ovviamente all'insegna del divertimento e della gratificazione quali precondizioni tipiche dell'evento. Senza di esse non si creerebbero nemmeno le basi per l'individuazione soggettiva delle motivazioni alla partecipazione. L'evento esperienziale non mira a stupire, quanto piuttosto a far stupire l'utente per le emozioni, le sensazioni e le conoscenze di cui beneficia. L'esperienza è memorabile quando i visitatori hanno le condizioni per creare le proprie narrazioni a partire dal proprio vissuto.

Le dimensioni esperienziale possono essere agite a diversi gradienti di intensità:

• Ambienti progettati dagli organizzatori per creare comunanza intorno alle sue caratteristiche e per favorire la socializzazione tra i visitatori. L'utente deve essere stimolato a contribuire allo sviluppo stesso delle sue trame narrative e significazionali.
• Significati condivisi che poggiano sul costrutto narrativo di base proposto dagli organizzatori e offerto mediante l'ambientazione e la messa in scena.