Contabilità aziendale: ERP, partita doppia e libri contabili obbligatori

ERP e Sistemi Informativi Aziendali

ERP(Enterprice Resources Planning)=ambiente informatico/infrastruttura informatica composta da un insieme di software gestionali modulari il cui fine è la digitalizzazione e l'automazione dei flussi di lavoro aziendali, pertanto è fondamentale per la creazione del sistema informatico aziendale Software houses più importanti> SAP, SaaS, Dynamics 365, Team System, Zucchetti

Il SIA è suddiviso in sottosistemi informativi tra cui quello contabile finalizzato a soddisfare le esigenze informative sia di soggetti interni all'azienda ma anche di stakeholder esterni, riguardo ad aspetti economici, patrimoniali e finanziari.

E' bene distinguere:

• Contabilità generale > rileva fatti amministrativi esterni(scambio tra azienda e terze economie) fine: determinare il reddito d'esercizio e il capitale di funzionamento alla fine di ciascun periodo amministrativo(anno solare, da marzo a marzo)

* da questa si traggono informazioni fondamentali per la redazione del bilancio, un documento contabile che informa i soci e altri stakeholder riguardo l'andamento dell'azienda OBBLIGATORIA(prevista dalla legge)

• Contabilità direzionale> rileva i fatti amministrativi interni fine: determinare il risultato parziale di uno specifico oggetto di costo (unità di business, risultato imputato a un singolo prodotto)

*soddisfa le esigenze informative di sogg. interni all'azienda, ovvero dei manager/decision makers, queste informazioni spesso contengono dati previsionali (budget, business plan).Fanno parte di questo sottosistema la contabilità analitica/industriale le quali diversamente da quella generale NON è OBBLIGATORIA

Partita Doppia e Registri Contabili

Partita doppia: tecnica di rilevazione contabile, che prevede la rilevazione degli importi in appositi conti (mastri o mastrini) che funzionano a sezioni contrapposte (dare e avere) così che per ciascuna rilevazione (scrittura) verranno movimentati almeno due o più conti ed il totale degli importi imputati nelle sezioni contrapposte dovranno coincidere.

• I conti vengono registrati nel Libro Mastro
• Le scritture che movimentano i conti invece vengono registrate in ordine cronologico nel Libro Giornale
• Libro Cespiti: registro dei beni ammortizzabili che accoglie i mastri accesi ai costi ad utilità pluriennale soggetti ad ammortamento

Regimi Contabili e Obblighi

Dal punto di vista fiscale (DPR 600/1973) distinguiamo tra imprese che operano in:

• regime di contabilità ordinaria (sono incluse tutte le S.p.A., S.r.l., .. )
• regime di contabilità semplificata (società di persone e ditte individuali - imprese minori con volume d'affari fino a 500 K€ per attività di prestazioni di servizi / 800 K€ per altre attività)

Le imprese che operano in regime di contabilità ordinaria sono obbligate secondo la normativa civilistica e fiscale a tenere i seguenti libri:

• Libro giornale
• Libro mastro
• Registro beni ammortizzabili (o «libro cespiti»)
• Libro giornale di magazzino («scritture ausiliarie di magazzino»)
• Libro inventari
• Registri IVA

Registri IVA

• Registro delle fatture emesse
• Registro di corrispettivi (per i commercianti al minuto)
• Registro degli acquisti

Libro Giornale

• Obbligatorio per tutte le imprese che operano in un regime di contabilità ordinaria
• Tiene in ordine cronologico tutte le operazione avvenute all'interno dell'esercizio in questione informazioni> data, operazione con movimentazioni contabili, descrizione operazione e importi
• Le operazione devono essere registrate entro 60 giorni dal loro avvenimento
• Deve essere "stampato" entro l'ultimo giorno del terzo mese successivo alla scadenza della presentazione della Dichiarazione dei Redditi(31 settembre-> 31 dicembre)
• Su di esso devono essere apposte le marche da bollo
• Stampa del libro mastro non obbligatoria ma spesso abbinata al giornale

Libro Inventari

• Fornisce una fotografia della composizione del Patrimonio aziendale a fine esercizio
• emergono una parte sintetica con: Stato Patrimoniale, Conto Economico e Nota Integrativa
• E una parte analitica nella quale vengono descritti valutati i beni dell'azienda
• La scadenza per la stampa del libro inventario coincide con quella del libro giornale

Libro Cespiti

• Raccoglie le informazioni dei cespiti(beni a utilità pluriennale), riguardanti - anno di acquisizione - costo originario - rivalutazioni o svalutazioni coefficiente di ammortamento - - fondo ammortamento aggiornato al periodo precedente - quota annuale di ammortamento - eliminazione dal processo produttivo.
• Deve essere aggiornato entro i termini della presentazione della Dichiarazione dei Redditi ma non è obbligatoria la stampa

* in caso di verifica da parte delle Autorità deve essere messo a disposizione

Libro di Magazzino

. Le scritture ausiliari di magazzino devono esser tenute qualora l'azienda rilevi per almeno due periodi di imposta consecutivi un volume di ricavi annuo superiore a 5.164.569 Euro oppure dichiarano a fine del periodo di imposta, rimanenze finali per un valore complessivo superiore ad Euro 1.032.914 .

• No obbligo di stampa, vigono le stesse regole per il libro giornale

* Oggi nella maggior parte dei casi la conservazione dei libri non è più cartacea ma digitale, affinché il documento digitale abbia validità legale vi devono essere:

• la firma digitale che attribuisce al documento un riferimento temporale che corrisponde alla data in cui la firma è apposta («data certa»).
• la marcatura temporale, la quale rappresenta il servizio offerto da un soggetto che certifica il riferimento temporale della rilevazione rendendolo opponibile ai terzi.

Le S.P.A e le S.r.l devono tenere determinati libri da cui è possibile desumere lo svolgersi della vita e delle decisioni degli organi sociali, questi libri sociali sono indicati nell'art. 2421 cc. Altri libri obbligatori sono inoltre il Libro Unico del Lavoro(LUL) per tutte le imprese che hanno almeno un lavoratore alla proprie dipendenze.

Vi sono dati relativi al datore di lavoro(impresa) :

• Ragione sociale
• Sede di lavoro
• Posizioni INPS
• Posizioni INAL

2E dati relativi ai lavoratori> anagrafici, rapporto di lavoro, variazioni retributive, ritenute fiscali ...

Bilancio d'Esercizio

• Obbligatorio per legge-> società di capitali(s.p.a, s.r.l)
• Va depositato alla camera di commercio presso il Registro delle Imprese
• Che cos'è? Uno strumento di informazione per i soci, ossia da coloro che rischiano nell'impresa e che dunque partecipano nel capitale(la partecipazione è rappresentata dai titoli azionari) e gli altri stakeholder interessati all'andamento della gestione dell'azienda - Interni-> dipendenti - Esterni-> fornitori, banche, clienti, Stato ...
• È un documento "intelligibile", ossia deve essere comprensibile anche a chi non possiede conoscenze specialistiche, l'interpretazione e l'analisi no |_ i soci non necessariamente possiedo conoscenze tecnico contabili(no laurea in economia) a differenza del CFO, capo della funzione amministrazione, finanza e controllo.
• pubblicità> le società quotate in borsa sono obbligate a pubblicarlo sul sito internet, mentre le non quotate no però può essere consultato sul registro pubblico delle imprese tenuto dal ministero pagando un esiguo contributo
• gli stakeholder hanno diversi livelli di interesse per l'and. aziendale: - istituti di credito e altri intermediari finanziari: valutazione del merito creditizio dell'impresa perchè tutte le imprese lavorano a leva finanziaria - agenzie di rating: esaminano i bilanci delle imprese che emettono titoli obbligazionari sui mercati per attribuire una valutazione sul loro merito creditizio - analisti finanziari: raccolgono informazioni sulle società quotate in borsa per determinarne il valore intrinseco (valore di mercato - fair value) e raccomandare l'acquisto (buy) o la vendita (sell) dei titoli azionari emessi.
• Diritto societario attribuisce ai soci il diritto di esser informati sull'andamento della gestione dagli amministratori, per questo il momento topico della vita societario è l'approvazione del bilancio dall'assemblea dei soci, di fatto il bilancio non può essere definito tale fino alla sua approvazione, nel momento in cui viene redatto e controfirmato dal CFO viene definito "progetto di bilancio"
• Obiettivo? Rappresentazione dell'andamento economico(reddito) e della situazione patrimoniale(capitale di funzionamento) e finanziaria(flussi e-u) nel corso di un det. esercizio
• periodo amministrativo (esercizio)= anno solare/ più breve (es. sei mesi, tre mesi o un mese)
• Parliamo di quantità astratte-> dipende dalle congetture e dalle ipotesi soggettive + tipologie di reddito e configurazioni di capitale(criteri di valutazione adottati)

*Le prime società di capitali furono le Compagnie delle Indie: i facoltosi mettevano del capitale in denaro per finanziare questa attività che consisteva nell' importare dalle Indie le spezie, le quali poi venivano vendute fin Occidente, con i ricavi delle vendite ai "capitalisti" venivano restituite le quote di denaro investite con un surplus.Il tutto era stabilito attraverso una lettera con cui l'organizzatore si impegnava di restituire ai facoltosi il denaro prestato con un aggiunta.Da qui nasce l'associazione denaro-lettera-> titolo azionario.In caso di fallimento dell'operazione il capitalista avrebbe rimesso solo il denaro già prestato(autonomia patrimoniale perfetta).

Fonti Normative sul Bilancio

• Codice civile art. 2423 e seguenti
• Direttive europee sul bilancio d'esercizio fino al 31.12.2025
• Nuove direttive europee dal 1.01.2016
• Leggi speciali per aziende operanti in determinanti settori(banche, società di intermediazione finanziaria, assicurazioni ... )
• Normativa fiscale
• Principi contabili nazionali (OIC)> + tecniche rispetto al c.c
• Principi contabili internazionali IAS/IFRS (IASB)
• Documentazione del Cndcec(Consiglio nazionale dei lettori commercialisti e degli esperti contabili)

Organismo Italiano di Contabilità (OIC)

- che cos'è? Una fondazione di diritto privati nata nel 2001 su iniziativa di vari soggetti interessati alla materia con finalità di assumere il ruolo di standard setter - cosa fa ? Istituisce i principi contabili ossia guide operative per la redazione dei bilanci che non si servono degli IAS/IFRS, supporto per l'applicazione dei PCI, coadiuvano il legislatore nella redazione di norme contabili - cosa sono i pc? norme tecnico contabili che integrano e interpretano le norme civilistiche in materia di bilancio

International Accounting Standards Board (IASB)

- che cos'è? Un organismo della fondazione IFRS (International Financial Reporting Standards, nato nel 1973 dagli organismi contabili delle seguenti di varie nazioni, preposto alla redazione di standard contabili - É costituito attualmente da 12 membri full time nominati dall'IFRS - Obiettivi: 1. Creare sistema di standard contabili comprensibili e applicabili globalmente 2. Adoperare la convergenza tra gli standard nazionali e internazionali 3. considerare le necessità in tema di rendicontazione finanziaria dei paesi emergenti e delle piccole e medie imprese 4. Promuovere utilizzo e applicazione degli standard

Adozione degli IFRS/IAS da Parte dell'UE

L'unione europea ha eseguito un processo di omologazione(process of endorsement)imponendo alle società quotate in borsa di seguire i principi contabili internazionali per il rispetto del principio dei comparables.Gli standard vengono approvati dalla Commissione dell'UE annualmente in un apposito regolamento.

Al processo di omologazione partecipano 3 organismi:

• EFRAG(European Financial Reporting Advisory Group), opera a livello tecnico cercando di rendere compatibili le direttive europee e gli IAS/IFRS
• SARG( Standars Advice Review Group) è un gruppo di esperti contabili che per conto della Commissione Europea valuta se i pareri dell'EFRAG siamo ben bilanciati e obiettivi.
• ARC(Accounting Regulatory Comittee), rappresenta la stessa Commissione. Emana pareri sulle opportunità di adottare o meno gli IFRS esaminati dall'EFRAG

2 months 3 weeks 1 month 3 months 2 weeks Translations IASB approval EFRAG advice ARC opinion Parliament -Council 1 3 6 78 SARG advice Publication in the Official Journal 4 Endorsed * by the EC 9

Le società che non hanno l'obbligo si seguire i principi contabili internazionali devono rifarsi alla normativa civilistica sul bilancio d'esercizio(art. 2423 e ss) affiancata dagli OIC, che costituiscono le norme tecniche della normativa civilistica.