Organizzazione Professionale: strumenti di analisi organizzativa e gestione

Gli strumenti di analisi organizzativa

1. Il flow chart
2. Diagramma di Gant
3. Diagramma di Pert
4. Diagramma causa-effetto di Ishikawa

L'analisi organizzativa è uno strumento che ha lo scopo di intervenire sulle organizzazioni per migliorarne il funzionamento e cercare di risolvere i problemi.

Può essere definita come: uno strumento diagnostico per rintracciare le carenze e le incongruenze e per orientare gli interventi di riprogettazione; uno strumento che prende in considerazione tutti i fattori in gioco e che mette a fuoco i più rilevanti rapporti causa/ effetto fra di essi; uno strumento di registrazione delle situazioni organizzative, che consente di chiarire e di rendere espliciti i loro meccanismi di funzionamento.

L'analisi organizzativa è uno strumento che interessa gli infermieri coordinatori e i dirigenti in quanto si trovano a lavorare all'interno di organizzazioni complesse, composte da più elementi che si combinano tra loro in un delicato equilibrio finalizzato al raggiungimento di obiettivi di natura sanitaria.

L'esame di alcuni strumenti di lettura di queste organizzazioni li aiuterà, per quanto di loro competenza, a rendere più razionali sia gli interventi destinati alla risoluzione dei problemi quotidiani sia quelli volti al miglioramento delle condizioni lavorative.

La struttura organizzativa

La struttura organizzativa è quell'insieme di regole, ruoli, funzioni, relazioni e responsabilità che delineano come le attività aziendali siano orientate al raggiungimento degli obiettivi. Ovvero, definisce le gerarchie e le dinamiche della comunicazione all'interno dell'impresa.

Le caratteristiche più importanti dei sistemi organizzativi - e quindi anche di quelli di un ospedale, di un Azienda Sanitaria Locale, di un dipartimento o di un'Unità Operativa, sono:

• L'apertura all'ambiente esterno e la possibilità di quest'ultimo di interferire con l'attività del sistema in analisi.
• La coerenza delle parti che compongono il sistema.
• La presenza di nessi di multi causalità nei collegamenti fra i diversi elementi e azioni del sistema.

Per quanto riguarda l'ambiente esterno alla realtà che si vuole analizzare (unità operativa, dipartimento) esso è composto, per esempio, dalla situazione economica generale del Paese, dai valori sociali, dai rapporti con le università, ecc. Inoltre, qualora si voglia analizzare un'unità operativa, l'ambiente esterno è rappresentato anche dalle altre unità operative con le quali entra in collaborazione durante le varie attività.

Parlando di coerenza delle parti che compongono il sistema, ci si riferisce a quelle dei suoi singoli elementi. Il personale, le risorse tecnologiche e finanziarie, i meccanismi operativi,ecc. devono essere adeguati alle caratteristiche dell'intero sistema.

Quanto alla multicausalità dei sistemi organizzativi, essa consiste nel possedere delle modalità di funzionamento in base alle quali non è possibile individuare un solo rapporto causa/effetto per il quale a un evento A consegue un evento B; di solito, invece, da un evento A derivano degli eventi B,C,D,ecc.

Ogni azione, evento o prestazione, proprio perché ha luogo in un sistema complesso, non può non produrre effetti su più elementi del sistema stesso.

Esempio: la semplice sostituzione di un infermiere di un'unità operativa può avere ripercussioni sull'intera gamma di attività di quell'unità; la semplice sostituzione di una procedura aziendale può avere ripercussioni su tutto l'ospedale.

Come creare un'analisi organizzativa

Tra le principali cause di fallimento aziendale c'è sicuramente la disorganizzazione interna.

Ci sono varie cause che possono dare origine ad uno stato di disorganizzazione in azienda ed è fondamentale analizzarle per trovare le possibili soluzioni in modo da ristabilire l'ordine e l'armonia interna.

L'analisi organizzativa apre le porte alla riprogettazione di soluzioni di intervento migliorativo rendendo espliciti i meccanismi di funzionamento dell'organizzazione in un dato momento.

Esempio di problema organizzativo: introduzione di una nuova tecnologia

Introduzione di una nuova tecnologia in una unità operativa

Ipotizziamo di dover introdurre il trattamento elettronico dei dati dei pazienti ricoverati in un Pronto soccorso ospedaliero. Prima di tutto è necessario governare la criticità del nuovo fattore in ingresso: uno dei primi compiti organizzativi sari, per esempio, scegliere il prodotto più adatto al Pronto soccorso (saranno da scegliere l'hardware e il software, i tipi di contratto di assistenza, il tipo di formazione fornita dalla ditta fornitrice, ecc.).

In secondo luogo,andranno gestite le modifiche alla struttura di base:

Chi gestirà la nuova procedura? Dove saranno collocati gli apparecchi? Quali saranno i ruoli e le funzioni interessate? Quali le risorse assegnate?

Si dovranno quindi ripensare alcuni meccanismi operativi, come il sistema informativo, le procedure di lavoro e i rapporti con le altre uniti operative e servizi, Sari infine necessario programmare un'azione formativa per tutto il personale coinvolto dalla nuova tecnologia, a cominciare da quello con responsabilità dirigenziali.

Flow Chart: il diagramma di flusso dei processi aziendali

La redazione di un diagramma di flusso (Flow Chart) dei processi aziendali è un metodo funzionale alla pianificazione e revisione di un sistema già pianificato, ma può essere impiegato anche durante lo sviluppo di nuovi processi e attività. In ambito aziendale il loro utilizzo ha avuto un'ampia diffusione in quanto consentono di identificare, preventivamente, le eventuali problematiche che possono sorgere in qualsiasi fase di processo, consentendo in tal modo di avviare la soluzione in tempi decisamente ridotti.

I Flow Chart, quindi, è il punto da cui partire per raccogliete Informazioni utili all'esame delle varie fasi.

Che cos'è un diagramma di flusso?

Un diagramma di flusso descrive un processo, un sistema o un algoritmo informatico. Viene ampiamente utilizzato in svariati campi per documentare, Studiare, pianificare, migliorare e comunicare processi spesso complessi sotto forma di diagrammi chiari e facilmente comprensibili.

I diagrammi di flusso utilizzano rettangoli, ovali, diamanti e numerose altre forme per definire il tipo di passaggio, insieme alle frecce di collegamento per definire il flusso e la sequenza. Possono essere costituiti da semplici tabelle disegnate a mano o da diagrammi completi disegnati al computer, che raffigurano molteplici passaggi e percorsi. Se consideriamo tutte le varie forme di diagrammi di flusso, questi sono tra i più comuni al mondo, utilizzati in numerosi campi sia da persone con specializzazioni tecniche che non.

I diagrammi di flusso vengono talvolta chiamati con nomi più specializzati, come diagramma di flusso dei processi, diagramma di flusso dei processi aziendali, diagramma di flusso funzionale ecc.

Il Flow Chart nella mappatura dei processi

Il Flow Chart è una delle principali tecniche rientranti nella mappatura dei processi.La mappatura dei processi, infatti, comprende tutte le tecniche che possono essere utilizzate per identificare e rappresentare le varie componenti dei processi.

L'obiettivo che si vuole raggiungere attraverso l'uso di questa mappatura è quello di fornite una rappresentazione sintetica del processo aziendale, sotto tutti i profili: decisionale, operativo-gestionale,organizzativo e anche amministrativo.

Con il Flow Chart si potrà progettare sia il sistema organizzativo, sia quello di controllo in modo tale da stabilire cosa e come controllare.

Con il diagramma di flusso è possibile rappresentare l'aspetto dinamico di un problema in termini di attività-operazioni, di eventuali risorse necessarie e, quindi, di risultati raggiunti; con tale strumento è possibile evidenziare il flusso di un processo, in termini di input, attività e output, le unità organizzative coinvolte, i documenti prodotti e gli archivi movimentati.

Quali sono i simboli fondamentali del sistema Flow Chart

I simboli fondamentali per la rappresentazione grafica sono:

INIZIO -FINE: questa funzione la troviamo rappresentata all'interno di un ovale schiacciato, e viene utilizzata per indicare sia la partenza, l'inizio del processo, sia la sua conclusione, la fine. All'interno di questo ovale andrà inserita la prima azione da porre in essere, l'INPUT che da il via al processo.

ATTIVITÀ- PROCESSO: é il simbolo più utilizzato nei diagrammi di flusso e la sua forma a rettangolo ha lo scopo di identificare uno step del processo, un'azione o una funzione. Per avere una mappatura di processi piuttosto dettagliata, occorre scindere il più possibile ogni singola attività.

DECISIONE:indica una domanda a cui rispondere. Solitamente la risposta è si/no o vero/ falso. Viene utilizzato quando durante la schematizzazione del processo ci si ritrova davanti ad una decisione da prendere, allora questa dovrà essere collocata all'interno del simbolo a forma di rombo.

Questa situazione porterà alla generazione di almeno due ipotesi: è come quando, anche nella vita di tutti i giorni, ci si ritrova dinanzi ad una decisione da prendere e, per fare la scelta giusta, si cerca di valutare tutte le varie ipotesi. In questo punto bisogna ragionare a 360 gradi, senza lasciare nulla al caso: questo è il momento in cui occorre prevedere e definire cosa fare quando capita l'eventualità più temuta. Una volta giunti ad una domanda, il diagramma di flusso può essere suddiviso in diversi rami che, in base alla risposta, conducono a conseguenze successive.

Flow Chart relativo ad un processo di accensione di un macchinario

INIZIO (simbolo ovale) PROCESSO (simbolo rettangolare): accendere la macchina DATI(simbolo parallelogramma): digitare il codice autorizzativo DOMANDA (simbolo rombo): il codice è corretto? se la risposta è si allora il processo si conclude con. l'accensione della macchina, quindi il processo termina FINE (simbolo Ovale); se la risposta è negativa allora devi ritornare al processo precedente, quello relativo alla digitazione del codice.

Un processo aziendale può essere rappresentato attraverso un diagramma di flusso, ovvero una schematizzazione standard dei vari step, di tutte le fasi che vengono poste in essere durante l'attività aziendale. Grazie alle diramazioni scaturenti da una decisione da prendere o da una domanda a cui dare risposta è possibile analizzare tutte le varie ipotesi che possono nascere se si segue l'una o l'atra via, in questo modo si può presupporre quale sarà l'eventuale condotta da evitare per non incappare in aspetti rischiosi e meno adatti alla salute dell'azienda. Il diagramma di flusso è un sistema che permette di