Unità di apprendimento 7: principi per l'implementazione di un sistema ERP

L'azienda e i sistemi informativi aziendali

Unità di apprendimento 7
L'azienda e i sistemi
informativi aziendali
HOEPLI Scuola.it
TTOL
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MOIV
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DIOT
TO
101010100101Unità di apprendimento 7
Lezione 4
Il passaggio a un sistema
informativo integrato
DIOT
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TTOLIOLIO
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01110101010100101SAP
Business Process
Reengineering
Standardizzazione
Integrazione
Oracle
PeopleSoft
Adeguare il sistema
informativo aziendale
Comprensione
della sua utilità
Microsoft
Dynamics
A pagamento
Sage
Commitment
Indicazioni per
passare all'ERP
Team
di progetto
soluzioni ERP
Integrazione
processi
aziendali
Analisi sistema
esistente
Erpnext
Analisi sistema
futuro
Open source
Openbravo
Scelta tecnologia
Compiere
Manutenzione
e monitoraggio
OpenERP
Piani di
produzione
precisi
Formulazione
corretta dei
prezzi
Analisi della
redditività
Avviamento
operativo
BlueERP
Supporto per
indeterminazioni
gestionali
ADempiere

Il sistema informativo integrato

Il mercato globale costringe le aziende a doversi confrontare
con la crescente complessità dovuta alla varietà della
domanda e dell'offerta e alla varietà del contesto operativo
che supera i confini locali

Il Sistema Informativo Aziendale presente in azienda
spesso non risponde più al crescere delle esigenze
informative e non è in grado di supportare la crescita
dell'azienda stessa

Supporto per indeterminazioni gestionali

Ogni imprenditore vorrebbe avere dall'ERP almeno un
supporto per affrontare le principali indeterminazioni
gestionali che da sole motivano il desiderio di passaggio a
nuovi sistemi informativi:

• analisi della redditività delle produzioni/servizi aziendali;
• formulazione corretta dei prezzi di vendita di beni e/o
  servizi;
• piani di produzione precisi e controllabili per rispettare gli
  accordi di consegna col cliente

Adeguare il sistema informativo aziendale

. Si è comunque consapevoli che cercare di adeguare il
sistema informativo aziendale alle nuove tecnologie
rappresenta un problema organizzativo che comporta tre tipi
di interventi:

• reengineering dei processi anche detto Business Process
  Redesign (BPR);
• standardizzazione;
• integrazione.

Business Process Redesign (BPR)

Per Reengineering dei processi (Business Process
Reengineering) si intende un radicale intervento di
ristrutturazione organizzativa volto a ridefinire i processi
aziendali, mettendo in primo piano i bisogni dei clienti e
analizzando il valore delle attività che li costituiscono.

In questo modo è possibile misurare il reale valore che
le attività (e quindi i processi) aggiungono all'organizzazione
in termini di produttività.

Un risultato desiderato si ottiene con maggiore efficienza
quando le relative attività e risorse sono gestite come un
processo!

Metodo BPR

Il metodo BPR consiste nel focus sull'approccio sistemico
alla gestione

• identificare, capire e gestire i processi tra loro correlati
  contribuisce all'efficacia e all'efficienza
  dell'organizzazione nel conseguire i propri obiettivi

Analizzare il sistema di attività partendo dal risultato fornito al
cliente: i processi vanno identificati, mappati e collegati ai
bisogni dei clienti; non alle funzioni o ai dipartimenti

Standardizzazione

l
Standardizzazione
La standardizzazione è un processo che tende a
uniformare il comportamento di tutte le istanze di un
determinato processo aziendale.

l
Mediante la standardizzazione possiamo ottenere una
stabilizzazione dei processi attraverso la riduzione della
variabilità di processo, che altrimenti porterebbe a una
inefficienza organizzativa.

La standardizzare impone a un processo il rispetto di una
norma e quindi porta alla riduzione della varietà non
governata e, di conseguenza, all'aumento dell'efficienza
organizzativa.

Integrazione dei dati

Integrazione
La necessità di integrare i dati processati dai sistemi di area
tecnica e di area commerciale comporta la proliferazione di
continue nuove versioni di software, con conseguente
disallineamento tra i dati, determinando inefficienze e perdite
di tempo.

A volte cataloghi, anagrafiche e articoli presenti nei
sistemi gestionali delle aziende non coincidono con quelli
mostrati sul sito web.

Realizzazione di un ambiente unico di accesso ai dati

Integrazione

• La realizzazione di un ambiente unico di accesso ai dati e ai
  documenti (data integration) permette di eliminare tutte le
  distorsioni dei dati aziendali che causano riduzione della
  qualità
• I dati sono sempre disponibili a chiunque ne faccia richiesta
  in tempo reale

Fasi operative per passare a un sistema ERP

Ci sono quattro fasi operative necessarie per passare a un
sistema ERP:

1. L'analisi dell'organizzazione aziendale e la mappatura di tutti i flussi
   informativi, in modo particolare delle sezioni nelle quali è maggiormente
   sentita la necessità di miglioramento delle procedure aziendali;
2. La definizione e l'analisi del SI di base esistente, sia in termini di
   infrastruttura tecnologica HW che di componenti SW, individuando quelli
   che hanno avuto richieste e/o proposte di miglioramento;
3. La definizione del modello dati più idoneo a rappresentare l'azienda,
   in armonia con gli obiettivi di controllo di gestione prefissati;
4. L'analisi successiva del sistema di controllo della gestione aziendale,
   mediante l'analisi dei costi, dei ricavi, dei margini, ecc., oltre alle
   funzionalità tecnologiche offerte dai data wharehouse e dai DSS
   (Decision Support System).

Principi per una corretta implementazione

Convinzione sull'importanza strategica di un ERP

1 Convinzione sulla importanza strategica di un ERP

• Il vertice aziendale deve aderire al progetto dove sono definiti
  gli obiettivi aziendali e le scelte strategiche e operative.
• Deve quindi essere definito un ERP plan da seguire per
  scadenzare le attività e gestire il passaggio durante ogni fase
  del progetto.

Presenza di una forte commitment

2 Presenza di una forte commitment

• Il vertice aziendale si deve identificare negli obiettivi
  dell'azienda dimostrando di credere nel progetto ERP che
  deve essere condiviso a tutti i livelli della struttura gerarchica
  aziendale.

Costituzione di un team di progetto competente

3 Costituzione di un team di progetto competente

• Si deve costituire un team che si occuperà della
  progettazione e realizzazione del progetto scegliendo le
  persone più competenti supportate da consulenti esterni per
  integrare le competenze specifiche sulle nuove tecnologie.
• Il team di studio e sviluppo deve essere composto da almeno
  un rappresentante esperto (stakeolder) di ogni funzione che
  sarà coinvolta dal nuovo sistema e deve essere guidata da
  un leader che abbia una visione completa della azienda, che
  assume il ruolo di project manager, in grado di gestire il
  gruppo di lavoro mantenendo una visione integrata e
  trasversale di tutto il business e della organizzazione.

Analisi del sistema organizzativo esistente

4 Analisi del sistema organizzativo esistente
Un punto fondamentale che deve costituire la premessa
all'inizio del processo di cambiamento è la chiara e completa
conoscenza del sistema organizzativo ed informativo
esistente che dovrà essere sostituito: se non si hanno le
"idee chiare" su cosa sostituire difficilmente verrà realizzato
un nuovo sistema efficace.

• È necessario conoscere bene i processi aziendali
  analizzando nel dettaglio l'organizzazione che nel corso
  degli anni può avere subito modifiche e ristrutturazioni a
  volte non documentate e quindi non condivise con tutta
  l'azienda.

Analisi del sistema organizzativo futuro

5 Analisi del sistema organizzativo futuro
Il secondo punto fondamentale che deve essere considerato
come premessa all'inizio del processo di cambiamento è la
chiara e completa definizione del sistema organizzativo che
si desidera realizzare approfondendo ogni aspetto di
cambiamento, sia dal punto di vista tecnologico sia
organizzativo, come già ampiamente descritto

Scelta delle soluzioni tecnologiche

6 Scelta delle soluzioni tecnologiche
Cruciale è la scelta delle diverse proposte presenti sul
mercato e della software house alla quale affidarsi per tutte
le operazioni di cambiamento:

• anche se l'azienda ha un proprio fornitore di riferimento, è
  necessario che si cerchi e si valuti anche possibili
  alternative, in modo da avere maggiori riferimenti sui quali
  orientarsi.
• Spesso è utile affidarsi all'esperienza di chi ha già effettuato
  il passaggio all'ERP, anche se ogni situazione è diversa
  dalle altre e non sempre si possono ottenere precise
  indicazioni

Manutenzione e monitoraggio continuo

8 Manutenzione e monitoraggio continuo
Anche al termine della migrazione deve essere
continuamente monitorato il sistema
sia per verificare il corretto funzionamento, sia per migliorare
le procedure che non soddisfano completamente gli utenti e
per mantenere aggiornato il sistema alla nuove tecnologie
e/o esigenze sopravvenute nel tempo.

• Periodiche verifiche di customer satisfaction effettuate
  anche per mezzo di strumenti elettronici come semplici e
  brevi questionari on-line da sottoporre agli utenti
  possono dare velocemente una indicazione sullo "stato di
  salute" del sistema ERP

Le soluzioni ERP sul mercato

Soluzioni a pagamento

Le soluzioni a pagamento

• Le soluzioni ERP distribuite dietro il pagamento della licenza
  d'uso hanno generalmente un costo per la prima
  installazione e lo start-up.

. Contestualmente viene stipulato un contratto di
manutenzione annuo che prevede l'assistenza
(generalmente telefonica) e gli aggiornamenti del software,
cioè la manutenzione.

• I produttori più importanti sono quelli sotto riportati.
  ORACLE
  PeopleSoft
  Oracle Peoplesoft
  Microsoft
  Dynamics
  sage
  SAP
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  Microsoft Dynamics
  Sage
  SAP

Microsoft Dynamics

Soluzioni a pagamento

• Microsoft Dynamics
• Sono due linee di soluzioni personalizzate e flessibili per
  ogni tipo di esigenza:
• soluzioni aziendali CRM (Customer Relationship
  Management)
• soluzioni ERP (Enterprise Resource Planning)

Secondo il portale delle piccole e medie imprese italiane, nel 2018 una licenza
di Microsoft Dynamics costava, a seconda dei componenti, tra i 20.000 e gli
800.000.

SAP

Soluzioni a pagamento

• SAP
• SAP AG viene fondata in Germania nel 1972.

. Nel 2000 nasce mySAP che integra i processi di business in
ambienti di sistemi eterogenei e fornisce funzionalità efficaci,
orientamento verso la globalizzazione e opzioni di
miglioramento caratterizzate da elevata flessibilità;

• praticamente tutto quanto è richiesto per garantire
  all'azienda il massimo livello di efficienza, produttività e
  competitività.