Come definire e rispettare un budget di progetto e i KPI nel project management

Cos'è il budget di progetto?

Il budget di progetto è un piano che definisce nel dettaglio le previsioni di spesa: quanto spendere, per cosa e quando. Quando crei un piano di progetto in anticipo, e quindi lo utilizzi per monitorare le spese nel corso del progetto, minore è la probabilità di esaurire i fondi o di superare il budget, un problema piuttosto comune negli ambienti di lavoro. Infatti, secondo i partecipanti a un sondaggio del Project Management Institute del 2021, negli ultimi 12 mesi, solo il 62% dei progetti delle loro organizzazioni è stato completato rispettando il budget originale. Calcolare il budget prima di iniziare il progetto ti aiuta a definire l'ambito di lavoro e a controllare i costi. È anche un ottimo modo per presentare il progetto agli stakeholder e ottenere i fondi richiesti: un piano di spesa dettagliato consente agli approvatori di comprendere come i costi sono collegati al raggiungimento degli obiettivi. Inoltre, man mano che il tuo progetto avanza, puoi utilizzare il budget come base di riferimento per un confronto tra spese sostenute e spese preventivate, e ridurre gli eventuali costi extra.

Definire gli obiettivi del progetto

Gli obiettivi del progetto sono quello che intendi raggiungere al termine del progetto. Sono il punto di partenza ideale, in quanto ti aiutano a comprendere la direzione da dare al tuo lavoro, una sorta di stella polare, mentre elabori il resto del tuo piano di progetto. Gli obiettivi migliori sono definiti con chiarezza e verificabili, in modo da poter essere usati come punto di riferimento per misurare il successo una volta terminato il progetto. Per formulare obiettivi chiari, usa la metodologia SMART. SMART è l'acronimo di Specific (specifico), Measurable (misurabile), Achievable (raggiungibile), Realistic (realistico) e Time-bound (con scadenza). Per esempio, se stai cercando di incrementare il numero di visite del tuo sito, potresti definire il seguente obiettivo: "Entro la fine del trimestre, incrementare il traffico organico alla home page del sito web del 10%".

Obiettivi SMART

Specific (Specifico)

Ricordati che stai utilizzando la tecnica SMART per raggiungere un obiettivo specifico e non generico. Non stai cercando di portare a termine un'iniziativa qualsiasi, ma un progetto specifico. Per far sì che questo avvenga, assicurati che gli obiettivi riguardino esattamente il lavoro che stai svolgendo.

Measurable (Misurabile)

La "M" di SMART sta per misurabile, ovvero la capacità di valutare il successo o il fallimento del progetto. I tuoi obiettivi devono avere una sorta di metodo obiettivo di valutazione, che sia una scadenza, un numero, un cambio percentuale o un altro elemento misurabile.

Achievable (Raggiungibile)

Non vuoi che i tuoi obiettivi siano facili da raggiungere, ma vuoi anche assicurarti di definire obiettivi plausibilmente raggiungibili. La parola raggiungibile ti ricorda che gli obiettivi non dovrebbero essere irrealistici. Fatti questa domanda: l'obiettivo rispetta la finalità del progetto? Se la risposta è no, significa che non è raggiungibile.

Realistic (Realistico)

La "A" e la "R" di SMART sono strettamente collegate. Oltre a definire obiettivi raggiungibili, devi fare in modo che siano anche realistici. Per esempio, un obiettivo potrebbe essere raggiungibile, ma solo se tutti i membri del team facessero gli straordinari per sei settimane di seguito. Anche se può essere definito come obiettivo raggiungibile, non è realistico. Assicurati che i tuoi obiettivi siano raggiungibili e realistici, creando un piano di gestione delle risorse chiaro.

Time-bound (Con scadenza)

Il tuo obiettivo SMART deve avere una data di fine. Senza un limite di tempo, il progetto potrebbe andare per le lunghe, avere metriche di successo poco chiare e subire uno slittamento. Se non l'hai già fatto, assicurati di definire una cronologia di progetto chiara.

Definire l'ambito del progetto

Una volta definiti gli obiettivi, puoi passare a determinare l'ambito di lavoro necessario per raggiungerli. L'ambito di progetto stabilisce i limiti del progetto, per esempio il tipo di lavoro da svolgere, o da non svolgere, le scadenze e i risultati finali che inten di realizzare. Di seguito elenchiamo alcuni fattori da prendere in considerazione per la definizione dell'ambito del progetto.

• Risorse disponibili: prima di determinare gli specifici risultati finali da raggiungere, fai il punto sulle risorse a tua disposizione. Se stai lavorando con un budget limitato o con una disponibilità del team limitata, potrebbe essere necessario adattare di conseguenza i risultati finali. Per questo, è importante essere consapevoli delle limitazioni prima di mettersi a lavorare ai dettagli dei risultati finali e delle risorse necessarie (che prenderemo in esame più avanti).
• Vincoli di tempo: il progetto ha dei vincoli di tempo, o puoi impiegare tutto il tempo che desideri? Un programma di progetto dai tempi serrati può influire sui costi delle risorse. Per esempio, se le scadenze sono ravvicinate, potresti dover pagare una tariffa maggiorata ai freelance con i quali collabori.
• Non-obiettivi: cosa non rientra nell'ambito di progetto? Potrebbe essere utile identificare cosa non stai cercando di raggiungere, per evitare slittamenti del progetto e potenziali spese non previste.

Ricordati che ambito del progetto è sinonimo di definizione dei limiti. Ti aiuta a identificare cosa desideri raggiungere, che tipo di lavoro devi svolgere e quali sono i risultati finali che stai cercando di ottenere.

Suddividere i risultati finali in sotto-dipendenze

Successivamente, elenca tutti i risultati finali che rientrano nel tuo ambito di progetto e suddividili in sotto-dipendenze. Per esempio, immagina che uno dei risultati finali del progetto sia la pubblicazione di un articolo del blog. Potresti suddividerlo nelle seguenti attività:

• bozza dell'articolo
• modifica dell'articolo
• creazione delle immagini
• importazione in WordPress
• condivisione sui social media

Questa metodologia ti aiuta a includere tutte le eventuali spese nascoste quando calcoli il tuo budget. Per esempio, se stai cercando di stimare solo complessivamente il budget per la pubblicazione di un post sul blog, potrebbe essere facile omettere alcuni costi extra, come ad esempio la tariffa oraria per l'editor freelance, o il costo dei post a pagamento sui social. Se preferisci i diagrammi alle liste, prova a creare una work breakdown structure (WBS). Questo strumento visivo suddivide il lavoro in più livelli, a partire dall'obiettivo principale in alto e ramificandosi in risultati finali e sotto-dipendenze.

Elencare le risorse richieste

Una volta definiti i risultati finali e le sotto-dipendenze, è ora di elencare le risorse richieste per ciascun elemento. Cerca di essere il più specifico possibile, e ricordati che per "risorse" si intende molto più che personale o attrezzature: potrebbero essere inclusi anche i costi indiretti come la formazione o gli spazi fisici in cui lavorare. Per iniziare, di seguito elenchiamo alcune categorie di costi di progetto da prendere in considerazione.

• Membri del team: su chi farai affidamento per portare a termine il lavoro? Controlla se si tratta di personale interno o se è necessario assumere collaboratori esterni.
• Approvvigionamento: di cosa hai bisogno per acquisire le risorse esterne? Per esempio, un membro del team potrebbe occuparsi della ricerca dei prodotti migliori da utilizzare, della comunicazione con i consulenti di vendita e dell'acquisto di uno strumento.
• Formazione: i membri del team hanno bisogno di tempo o risorse per aggiornarsi? Pensa allora al tempo necessario per la formazione dei nuovi dipendenti o ai corsi necessari per apprendere nuove competenze.
• Attrezzatura: quali strumenti sono necessari? Può trattarsi di cose come altri monitor per computer, strumenti software o servizi internet.
• Spazio: dove lavorerà il tuo team? Per esempio, valuta se avrai bisogno di sale riunioni o di scrivanie per i nuovi membri del team.
• Ricerca: di quali dati hai bisogno? Decidi se fare affidamento su informazioni ricavate da ricerche sugli utenti, statistiche web o sondaggi.
• Servizi professionali: dovrai impiegare esperti esterni all'azienda, per esempio consulenti legali o marketing?
• Trasferte: il team avrà bisogno di servizi di trasporto, alloggio o di rimborsi per i pasti durante le trasferte?

Stimare gli importi

In definitiva, un budget è una stima dei costi. È vero che non possiamo predire il futuro, ma ci sono comunque dei metodi per aiutarti a elaborare stime quanto più precise possibile. E non devi limitarti solo a un metodo, puoi utilizzare una combinazione di approcci, in base alle circostanze specifiche del tuo progetto. Di seguito elenchiamo alcune delle tecniche di stima disponibili.

Stimare e sommare i costi di ciascun singolo elemento

Spesso chiamata anche stima bottom-up, è l'approccio ideale quando sei perfettamente a conoscenza dei risultati finali e delle sotto-dipendenze del tuo progetto attuale. Se hai creato una struttura di scomposizione del lavoro, sei già a buon punto per l'utilizzo di questo metodo. Per non lasciare nulla al caso, puoi anche confrontare le tue stime dei costi con uno di questi metodi, per esempio potresti esaminare le modalità di spesa del budget per progetti simili in passato.

Procedere a ritroso da un importo fisso

In questo approccio, si inizia con un budget fisso e lo si suddivide per i risultati finali o per i traguardi del progetto. Procedere a ritroso è un procedimento delicato, specialmente quando ancora non si sanno i costi dei risultati finali del progetto. In ogni caso, può essere utile per determinare quali obiettivi sarai in grado di raggiungere con un budget limitato. Se ritieni necessario usare questo metodo, prova a combinarlo con una delle seguenti opzioni. Per esempio, una volta determinato quanto sarai in grado di raggiungere, prova anche con l'approccio bottom-up, per accertarti di non aver tralasciato nessun elemento fondamentale.