Recepción y Logística en la Clínica Dental: Gestión de Compras y Almacenamiento

Recepción y Logística en la Clínica Dental

Organización de Adquisición y Almacenamiento de Material e Instrumental

Gestión de Compras

El proceso de compraventa requiere el uso de diferentes documentos mercantiles: pedido, albarán, factura y recibo. No existen modelos oficiales para estos documentos, por lo que su diseño es libre: la empresa puede utilizar modelos estándar ya circulan- tes en otros sitios o crear los propios en función de las especificaciones de cada empresa. El documento de pedido es el que utiliza un cliente para solicitar la entrega de una mercancía a su proveedor, es decir, es un compromiso de compra por parte del cliente. La petición del material puede hacerse por distintos cauces :

• Carta.
• Fax.
• Teléfono.
• Correo electrónico.

Cuando la petición se realiza por escrito es conveniente que se efectúe por duplicado, para que el cliente tenga una de las copias en caso de que sea necesario cursar algún tipo de reclamación. La información mínima que debe tener la hoja de pedido es:

• Membrete con los datos identificativos de la empresa compradora: nombre o razón social, domicilio con código postal, teléfono, fax y/o correo electrónico y NIF o CIF.
• Datos identificativos de la empresa vendedora.
• Número de pedido.
• Lugar y fecha del pedido.
• Descripción detallada de los artículos y sus precios.MÓDULO: RECEPCIÓN Y LOGÍSTICA EN LA CLÍNICA DENTAL UD 6 - ORGANIZACIÓN DE ADQUISICIÓN Y ALMACENAMIENTO DE MATERIAL E INSTRUMENTAL
• Lugar y fecha del pedido.
• Descripción detallada de los artículos y sus precios.
• Condiciones o forma de pago, forma de entrega, fecha de recepción y medio de transporte.
• Otras condiciones como gastos de seguro, embalaje, etc.

Albarán

El albarán o nota de entrega es el documento que acompaña a los artículos cuando se suministran. Este documento tiene dos fines: es, por un lado, el justificante de las mercancías y, por otro, acredita que se ha realizado la entrega. Normalmente suele adjuntarse por duplicado o triplicado. La persona que recibe el pedido debe cotejar que la mercancía recibida se corres- ponde con la solicitada. En caso de que así sea, suele exigirse la firma del albarán que da conformidad al pedido servido. Así pues, la firma significa el reconocimiento de que lo recibido es lo requerido. La información mínima que debe tener el albarán es:

• Membrete del vendedor.
• Datos identificativos del comprador.
• Número de albarán.
• Fecha y lugar de entrega.
• Cantidad o número de artículos.
• Descripción de la mercancía enviada y precio unitario.
• Firma del receptor, a la entrega.MÓDULO: RECEPCIÓN Y LOGÍSTICA EN LA CLÍNICA DENTAL UD 6 - ORGANIZACIÓN DE ADQUISICIÓN Y ALMACENAMIENTO DE MATERIAL E INSTRUMENTAL

Facturas

La factura es un documento que el vendedor envía al comprador notifi- cándole oficialmente el importe que debe abonar por el pedido o servi- cio prestado. Así mismo, especifica la fecha de vencimiento, es decir, cuándo se realizará el cobro. La información básica que debe contener la factura es:

• Número de factura.
• Lugar y fecha de emisión.
• Datos identificativos del vendedor y del cobrador: nombre o razón social, NIF o CIF.
• Descripción detallada de cada uno de los artículos o servicios solici- tados.
• Precio por unidad.
• Descuentos y portes, si los hay.
• Base imponible.
• Tipo de IVA aplicable.
• Recargo de equivalencia si es aplicable.
• Importe total a pagar de la factura.

En principio, debe emitirse una factura por cada albarán, pero si se efectúan varios pedidos la emisión de la factura puede realizarse cada final de mes.MÓDULO: RECEPCIÓN Y LOGÍSTICA EN LA CLÍNICA DENTAL UD 6 - ORGANIZACIÓN DE ADQUISICIÓN Y ALMACENAMIENTO DE MATERIAL E INSTRUMENTAL

Impuestos o Tributos

Los tributos son contribuciones y prestaciones obligatorias que las per- sonas físicas y jurídicas deben aportar a las arcas del Estado y a las Comunidades Autónomas. Los principales tributos que deben abonar las empresas son:

• Impuestos: son tributos exigidos en función de la capacidad econó- mica del sujeto fiscal sin contraprestación específica de la Adminis- tración. Pueden dividirse en: Impuestos directos: I Impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF). I Impuesto de sociedades. I Impuesto sobre el patrimonio. I Impuesto de actividades económicas (IAE). I Impuesto de bienes inmuebles (IBI). I Impuesto sobre sucesiones y donaciones. Impuestos indirectos: I Impuesto sobre el valor añadido (IVA). I Impuesto sobre transmisiones patrimoniales y actos jurídicos documentados.
• Tasas: son pagos de ciertas cantidades por la prestación de un ser- vicio público o por la utilización del dominio público (uso de agua, recogida de basura, etc.).
• Contribuciones especiales: son pagos para la obtención de un bene- ficio por el contribuyente o el aumento de valor de un bien (urbaniza- ción de calles, alumbrado, etc.).

IVA: Impuesto sobre el Valor Añadido

El impuesto sobre el valor añadido, conocido como IVA, recae sobre el consumo al gravar la mayoría de compras y prestaciones de servicios efectuados por los empresarios o profesionales.MÓDULO: RECEPCIÓN Y LOGÍSTICA EN LA CLÍNICA DENTAL UD 6 - ORGANIZACIÓN DE ADQUISICIÓN Y ALMACENAMIENTO DE MATERIAL E INSTRUMENTAL

Las operaciones no sujetas a IVA son aquellas que no soportan ni reper- cuten IVA:

• Entregas de muestras gratuitas.
• Trabajos realizados en régimen de relaciones laborales.
• Servicios de los socios de las cooperativas.
• Transmisiones de patrimonio empresarial o profesional con el fin de continuar con las mismas actividades económicas que el antecesor.
• Prestaciones y entregas realizadas por entes públicos mediante con- traprestación de naturaleza tributaria.

Las operaciones exentas de IVA son, sin embargo, aquellas en las que el IVA pagado no se repercute después al destinatario:

• Enseñanza en todos sus niveles.
• Prestaciones de servicios públicos postales.
• Servicios de hospitalización y asistencia medicosanitaria.
• Segundas y ulteriores entregas de edificaciones y de los suelos en los que se encuentren enclavadas.
• Prestaciones de servicios realizados por la Seguridad Social o sus entidades gestoras.
• Donaciones de sangre.
• Ambulancias.
• Prestaciones de odontólogos y estomatólogos y prótesis dentales.

Gestión de Almacenes Sanitarios

Distribución y Colocación de Productos

Existen diferentes formas de distribuir y ordenar el almacén sanitario según el modo de clasificar sus mercancías. Los medios materiales sanitarios se clasifican, en primer lugar, en medicamentos y productos sanitarios. De acuerdo con esta clasifi- cación, podemos establecer una ordenación en dos grupos:

• Medicamento: toda sustancia medicinal, así como sus asociaciones o combinaciones, destinada a su utilización en las personas o enMÓDULO: RECEPCIÓN Y LOGÍSTICA EN LA CLÍNICA DENTAL UD 6 - ORGANIZACIÓN DE ADQUISICIÓN Y ALMACENAMIENTO DE MATERIAL E INSTRUMENTAL los animales, que se presente dotada de propiedades para prevenir, diagnosticar, tratar, aliviar o curar enfermedades o dolencias o para afectar a funciones corporales o al estado mental.
• Producto sanitario: cualquier instrumento, dispositivo, equipo, material u otro artículo, incluidos los accesorios y programas lógicos que interven- gan en su buen funcionamiento, destinados por el fabricante a ser utili- zados en seres humanos, solos en combinación con otros, con fines de: Diagnóstico, prevención, control, tratamiento o alivio de una enfer- medad o lesión. Investigación, sustitución o modificación de la anatomía o de un proceso fisiológico. Regulación de una concepción.

Otro criterio de clasificación de los materiales en los almacenes sani- tarios puede ser en función de su durabilidad. Según este criterio, se clasificarían en:

• Material fungible: aquel que debe reponerse después de uno o pocos usos.
• Material inventariable: aquel que dura periodos más o menos largos de tiempo.

Finalmente, existe un método de clasificación denominado ABC que organiza los productos en tres categorías:

• Grupo A: productos de alto precio que se acumulan en poca canti- dad. Controlando esta pequeña parte del inventario se está actuando sobre la mayor parte del valor del almacén. En este grupo se inclui- rían, por ejemplo, los equipos inventariables, ciertos reactivos, etc.
• Grupo B: artículos de valor medio, semejante al número de unida- des almacenadas. Su precio es inferior al del grupo A, pero el volu- men de almacenaje es mayor. Pertenecería a este grupo la mayor parte del material de laboratorio.
• Grupo C: artículos de bajo precio pero de uso muy frecuente, por lo que se almacenan en grandes cantidades. Suponen una porción baja del valor de los inventarios. Englobaría, por ejemplo, el material desechable de plástico.MÓDULO: RECEPCIÓN Y LOGÍSTICA EN LA CLÍNICA DENTAL UD 6 - ORGANIZACIÓN DE ADQUISICIÓN Y ALMACENAMIENTO DE MATERIAL E INSTRUMENTAL

Condiciones de Almacenamiento

Debe almacenarse en un edificio de construcción segura, donde la limpieza, la temperatura, la ventilación y la humedad se mantengan dentro de márgenes aceptables. La limpieza incluirá desratizaciones y desinsectaciones periódicas. Así mismo, el material ha de permanecer a salvo de riesgos eléctricos o de vibraciones que puedan dañarlo. Estas condiciones son también de cumplimiento obligado para el material que tenga exigencias añadidas.

Material Estéril

Para que el cuidado de estos materiales o su circulación por el alma- cén permitan la preservación de la esterilidad, debe mantenerse una higiene escrupulosa en el lugar. La limpieza será diaria, siguiendo los procedimientos corrientes y sin que sean necesarios trapos estériles o productos especiales. El personal que trabaje allí vestirá un uniforme limpio, que cambiará al salir del almacén. El servicio ha de permanecer cerrado y el material debe manipularse lo mínimo posible, salvo para verificar la fecha de caducidad. Para evitar que el polvo se acumule sobre los envoltorios externos, los estantes han de poder cerrarse o, al menos, ser de rejilla. El carro de transporte de material sucio será diferente del de transporte de material esterilizado.

Material Lábil

Las sustancias perecederas son aquellas que caducan antes de cinco años desde su fecha de fabricación. Son perecederos muchos medi- camentos y reactivos. Deben llevar en el ángulo superior derecho de las dos caras principales del embalaje un símbolo negro similar a un reloj de arena y será nece- sario prestar más atención a su rotación en el almacén para evitar que caduquen sin haber salido de él Los productos fotosensibles son los que se alteran por la acción de la luz. Llegan siempre protegidos por un embalaje especial que debe con- servarse. Además, es conveniente resguardarlos de la luz, por ejemplo, en un armario cerrado. En caso de necesidad, forrarlos con papel de aluminio es un buen sistema protector. Las sustancias termolábiles son las que se alteran fácilmente por la acción del calor. Para evitarlo, algunas deben conservarse en ambiente