Administración de las Cuentas por Cobrar en la Universidad

V. Administración de las Cuentas por Cobrar

Objetivo específico: El alumno analizará y diseñará políticas de crédito y cobranza de la empresa.

Un elemento que define la solvencia y el capital de trabajo de una entidad son las cuentas por cobrar, consideradas como un derecho en favor de una empresa por haber prestado un servicio, vendido un bien o prestado dinero en el momento presente y cuya contraprestación económica se espera en el futuro.

La administración de las cuentas por cobrar resulta una labor ardua para toda entidad, ya que tiene que ver con el otorgamiento del crédito y la recuperación del mismo a través de la cobranza, lo cual implica financiar la operación de un tercero e incurrir en costos de oportunidad derivados del sacrificio de liquidez que se hace.

¿Cuál es la ventaja de mantener las cuentas por cobrar? Sin duda, el incremento en las ventas, lo que las hace atractivas como inversión.

La administración de las cuentas por cobrar está asociada con el giro de la empresa, disponibilidad de los clientes y las condiciones económicas, lo que las convierte en una herramienta estratégica en las organizaciones.

En administración financiera hay que estudiar y saber el concepto, clasificación e importancia de las cuentas por cobrar, así como su administración financiera; el establecimiento de las políticas y normas de crédito, la evaluación de los clientes, el riesgo de incobrabilidad y las políticas de cobranza, para ser capaces de identificar sus objetivos y la información que necesita, y pueda participar de la toma de decisiones relativas a las cuentas por cobrar.Esta se lleva a cabo aplicando el Proceso Administrativo.

Proceso Administrativo

Planeación Implantación CONTROL Estructura organizacional Flujo de actividades Administrativo

• Organigrama
• Políticas de crédito
• Resultados de análisis de crédito
• Manual de procedimientos
• Modelo específicos de Ctas. por Cobrar
• Líneas de crédito
• Cartera de cuentas por cobrar
• Cobranza normal Cobranza administrativa
• Registros de cuentas por cobrar
• Apalancamiento financiero Cobranza legal Cuentas incobrables
• Estados de cuenta por cliente
• Arqueos . Conciliaciones . Análisis de antigüedad de saldos Indicadores financieros de eficiencia
• Monto de la cartera Físicos
• Papel de seguridad
• Rotación de cuentas por cobrar
• Protectora de importes
• Análisis de antigüedad de saldos
• Caja de seguridad

Las técnicas más usuales, aplicables a la Administración de Cuentas por Cobrar son:

• Métodos de evaluación de riesgo de crédito
  • Método de las ocho "Cs"
  • Método de la capacidad financiera
• Evaluación de cambios en el periodo de crédito
• Descuentos otorgados por pronto pago
• Evaluación de posición de cuentas por cobrar
• Costo de incobrabilidad
• Costo de investigación de cobranza
• Tasa efectiva de factoraje
• Estudios de crédito
• Líneas de crédito autorizadas
• Reporte de cobranza Coberturas de riesgo Técnicas de acuerdo al giro y el tamaño de la organización
• Objetivos del otorgamiento del crédito Contables
• Objetivos, políticas y planes financieros
• Factoraje
• Productividad, costos y gastos de eficiencia
• Políticas de crédito

La Administración de las Cuentas por Cobrar es parte de la administración financiera del capital de trabajo que tiene por objeto coordinar los elementos de una organización para maximizar su patrimonio y reducir el riesgo de una crisis deliquidez, mediante el manejo óptimo de las variables de la política de crédito comercial concedido a clientes y la política de cobros.

Las cuentas por cobrar son cantidades de dinero que deben a una empresa los clientes que han comprado bienes, tangibles o intangibles, a crédito. Las cuentas por cobrar son un activo corriente.

Una cuenta por cobrar es un saldo adeudado por un cliente generado por un crédito, disminuyendo inventarios. El mantener estas cuentas implica costos directos e indirectos pero también tiene beneficios importantes, ya que la concesión de créditos incrementa las ventas.

La administración de las cuentas por cobrar inicia con la decisión de si debe o no otorgar crédito, si las cuales no se controlan adecuadamente podrían alcanzar niveles excesivos, disminuyendo los flujos de efectivo y las malas cuentas se cancelarán afectando las utilidades sobre ventas. Por esto es necesario establecer un buen sistema de control.

El monto de las cuentas por cobrar se establece por:

1. El volumen de ventas a crédito y
2. El plazo promedio entre las ventas y las cobranzas.

Cuentas por = Ventas a crédito x Longitud del periodo de cobrar por día cobranza

5.1 Objetivo

Las cuentas por cobrar son activos de una entidad surgidos por el otorgamiento de créditos a los clientes o a deudores de las empresas. Representan derechos a recibir cantidades de efectivo en el futuro, por haber realizado ventas o préstamos de dinero en el presente.

Las cuentas por cobrar se clasifican en las siguientes categorías:

• Por la exigibilidad en su cobro
  • A corto plazo
  • A largo plazo
• Por el origen del crédito
  • Clientes
  • Deudores diversos
  • Instrumentos financieros por cobrar

A corto plazo. Se cobrarán en un plazo menor a un año A largo plazo. Cuentas cuyo cobro es superior a un año.Clientes. Surgen por la venta de bienes o servicios a crédito. Deudores diversos. Provienen de préstamos otorgados a terceros o de responsabilidades fincadas a terceros. Instrumentos financieros por cobrar. Créditos otorgados por una entidad y que se encuentran documentados con letras de cambio o pagarés.

La administración de cuentas por cobrar representa el conjunto de actividades y mecanismos adoptados por una entidad a fin de fijar los niveles de inversión en cuentas por cobrar, el establecimiento de las políticas de crédito y cobranza y la determinación del riesgo por incobrabilidad.

El objetivo de las cuentas por cobrar y de su administración radica en establecer los niveles de crédito adecuados que permitan incrementar las ventas de un negocio y posicionarla en un mercado, sacrificando de manera razonable la liquidez de la entidad.

Cuando se trata el tema de cuentas por cobrar, es necesario revisar dos de sus aspectos esenciales: crédito y cobranza.

Los Objetivos de la administración de cuentas por cobrar son:

1. Fijar el límite máximo de inversión en Cuentas por Cobrar
2. Establecer limites máximos a clientes Establecer condiciones de crédito en forma clara
3. Evitar al máximo contar con una cartera vencida
4. Abatir costos de cobranza
5. Evitar que el otorgamiento de descuentos por pronto pago se convierta en una carga adicional a los egresos por concepto de cobranza, dando por resultado que sea un costo no controlable.

Cuando se trata el tema de cuentas por cobrar, es necesario revisar dos de sus aspectos esenciales:

• crédito
• cobranza.

5.2 Administración del crédito

Actualmente, nadie ignora en el terreno práctico o económico qué es el crédito. La palabra crédito proviene de la palabra latina credere, que significa creer, tener confianza, consentimiento, aprobación, de los que un tercero ha sugerido o propuesto y creditum, que significa "cosa confiada"; por lo tanto, la noción de crédito aparece vinculada con tener confianza.

Se otorga crédito cuando existe confianza en que el sujeto de crédito cumplirá con la obligación que ha contraído."Crédito es la confianza que se tiene en una persona en la solvencia y en el cumplimiento de las obligaciones contraídas para cumplir el compromiso, y de esa manera, pueda utilizar un capital (el bien o la cosa), y que pague del mismo más un interés

El crédito en forma simple y ortodoxa nace o existe, cuando las cualidades de solvencia de un individuo o sociedad, son suficientemente satisfactorias para que se les confíen riquezas, bienes y/o servicios o capitales presentes a cambio de otros tantos futuros.

El crédito da una serie de beneficios no sólo para el deudor o para el acreedor, sino para la economía en general. Esos beneficios se pueden resumir así:

1. El crédito es una herramienta estratégica de mercado, ya que permite al acreedor aumentar el volumen de ventas
2. Le posibilita al deudor emplear sus recursos en diversas actividades productivas antes de pagarle al acreedor
3. Derivado de lo anterior, el crédito puede elevar el consumo de bienes y servicios
4. Incrementa la producción y distribución de bienes y servicios
5. Fomenta la creación de empleos
6. Fomenta el desarrollo de la tecnología
7. Permite la transferencia del ingreso entre las entidades que conforman la economía

Gracias al crédito, es posible que la economía crezca. Sin embargo, es necesario recordar que el crédito influye en la liquidez del negocio acreedor, además siempre hay un riesgo inminente de que no se recupere el dinero, por lo cual es muy importante administrar el crédito correctamente.

La administración del crédito es el conjunto de actividades tendientes a determinar los niveles de crédito que una empresa puede otorgar a sus clientes y deudores a partir del establecimiento de políticas y normas de crédito.

Uno de los objetivos de la administración del crédito es determinar el saldo de cuentas por cobrar, dicho de otro modo, determinar el nivel de inversión en cuentas por cobrar.

Son varias las técnicas para calcular el saldo de cuentas por cobrar, entre las que destacan:

• Método de rotación
• Método indirecto.

Método de rotación. Consiste en determinar el promedio de días que abarca la cobranza. Para su cálculo, se dividen los días del año entre los días de cobranzapara conocer el número de veces que se realizan las cuentas por cobrar. Posteriormente, se aplica la rotación a las ventas. Ejemplo:

Una empresa tiene un periodo de cobranza de 90 días en promedio y las ventas son de $200,000.00 al año. ¿ Cuánto se debe mantener en cuentas por cobrar?

Primero, se calcula la rotación:

360/90 = 4 veces al año

Posteriormente, se dividen las ventas entre la rotación de cobranza:

$200,000.00 / 4 veces = $50,000.00 al año

El saldo en cuentas por cobrar debe ser de $50,000.00

Método indirecto. Se basa en mantener un saldo en cuentas por cobrar en función de sus costos. Los costos relacionados con esta partida son los siguientes:

• Costos de cobranza
• Costos de oportunidad

Costos de cobranza. Gastos de administración para recuperar las cuentas por cobrar

Costos de oportunidad. Rendimiento que se deja de ganar por mantener la inversión en cuentas por cobrar.

Fórmula:

2(cobranza) x (costo de cobranza) costo de oportunidad

Ejemplo:

Una empresa tiene una cobranza promedio de $60,000.00 anuales, un costo de cobranza de $2.00 y un costo de oportunidad del 4% ¿A cuánto asciende su saldo de cuentas por cobrar?

2($60,000)×($2) 240,000 = 16'000,000 =2,449.489743 4% 0.04

El saldo de cuentas por cobrar es de: $2,449.49.

5.2.1 Políticas de crédito