Guía de Administración Pùblica sobre situaciones administrativas

FUNCIÓN PÚBLICA

FEBRERO 2018 GUÍA DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ABC de situaciones administrativas VERSIÓN 2 Con los dores FUNCIÓN PÚBLICA Departamento Administrativo de la Función Pública años por los ciudadanos- DOCUMENTO OFICIAL

Guía de Administración Pública

ABC de situaciones administrativas

Liliana Caballero Durán Directora Fernando A. Medina Gutiérrez Subdirectora Ángela María González Secretaria General Claudia Hernández León Directora Jurídica Juliana Torres Quijano Director de Gestión del Conocimiento (E) Elaborado por Mónica L. Herrera Medina Maia Borja Guerrero Angélica María Guzmán Ruth María González Luis Fernando Núñez Ernesto Andrés Fagua Francisco Javier Gómez Jhonn Vicente Cuadros Coordinación Editorial Dirección de Gestión del Conocimiento Diseño y Diagramación Oficina Asesora de Comunicaciones Departamento Administrativo de la Función Pública Carrera 6 No 12-62, Bogotá, D.C., Colombia Conmutador: 739 5656 / 86 - Fax: 739 5657 Web: www.funcionpublica.gov.co e mail: eva@funcionpublica.gov.co Línea gratuita de atención al usuario: 018000 917770 Bogotá, D.C., Colombia.

Tabla de Contenido

1. Presentación 5
2. Definiciones 6
3. Servicio activo 7
4. Licencias 8
   • 4.1 No remuneradas .8
   • 4.2 Remuneradas 13
5. Permisos 25
   • 5.1 Permiso remunerado 25
   • 5.2 Permiso sindical 27
   • 5.3 Permiso de lactancia 28
   • 5.4 Permiso académico compensado 29
   • 5.5 Permiso para ejercer la docencia universitaria. 29
6. Comisión 30
   • 6.1 Comisión de servicios 31
   • 6.2 Comisión para adelantar estudios al interior o al exterior del país .... 35
   • 6.3 Comisión para desempeñar empleos de libre nombramiento y remoción o de periodo 39
   • 6.4 Comisión para atender invitaciones de gobiernos extranjeros o de organismos internacionales ... 40
7. Encargo 41
   • 7.1 Encargo en empleos de carrera ...... 41
   • 7.2 Encargo en empleos de libre nombramiento y remoción 42

Encargo Interinstitucional

1. 3 Encargo interinstitucional 42
2. 4 Preguntas y respuestas del encargo. 43

Suspensión en el ejercicio del cargo

1. Suspensión en el ejercicio del cargo por decisión disciplinaria, fiscal o judicial 45
   • 8.1 Suspensión en el ejercicio del cargo por decisión judicial o fiscal 45
   • 8.2 Suspensión en el ejercicio del cargo por decisión disciplinaria 46
2. Periodo de prueba en empleo de carrera 49
3. Vacaciones 50
   • 10.1 Preguntas frecuentes 53
   • 10.2 Características de las vacaciones 53
   • 10.3 Liquidación de las vacaciones 55
   • 10.4 Compensación de las vacaciones 57
   • 10.5 Interrupción de las vacaciones 60
   • 10.6 Aplazamiento de las vacaciones 61
   • 10.7 Vacaciones colectivas 62
4. Descanso compensado 63
5. Prestando servicio militar 64
   • 12.1 Preguntas frecuentes 65 ..........
6. Asignación de funciones 66

Presentación de la Guía

El Departamento Administrativo de la Función Pública, en ejercicio de sus competencias legales, ha elaborado el ABC de las situaciones administrativas de los empleados del sector público, teniendo en cuenta su avance legal y jurisprudencial de los últimos años. La Función Pública es la entidad rectora en materia de empleo público, por lo tanto, es trascendental difundir el marco normativo claro y actual en la materia, de manera que les permita a los servidores públicos conocer su régimen de situaciones administrativas; así mismo, les permite a las entidades tomar decisiones adecuadas y legales en el proceso de administración del personal. Este documento es una herramienta técnica que facilita la implementación de la política de Talento Humano que hace parte, a su vez, de la dimensión "Talento humano" del modelo integrado de planeación y gestión -MIPG, con el fin de que las entidades públicas desarrollen sus procesos de gestión estratégica con calidad e integridad del servicio para generar valor público.

Diseño y Utilidad del ABC

Este ABC se diseñó con la finalidad de difundir los criterios de interpretación de las normas de situaciones administrativas de los empleados a la luz de lo consagrado en el Decreto 648 de 2017, modificatorio del Decreto 1083 de 2015, el cual se expidió para flexibilizar y modernizar el empleo público. En la nueva normativa se actualizan situaciones como las licencias, los permisos, las comisiones, el encargo, las vacaciones, y se incluyen figuras nuevas como el descanso compensado para semana santa y festividades de fin de año, permiso para dictar clase, permiso académico compensado, licencia no remunerada para estudiar, comisiones de estudio de medio tiempo, encargo interinstitucional, entre otros. Esperamos que este documento sea de utilidad para las entidades públicas, los empleados públicos y los ciudadanos, y que contribuya con la toma de decisiones en el manejo del talento humano al servicio del Estado. Finalmente, es un orgullo para la Función Pública poner a disposición de todo el público el Gestor Normativo a través de la página web1 donde se podrán consultar más de tres mil conceptos emitidos por la Dirección Jurídica de la Entidad en temas de su competencia.

1 Ver página web: http://www.funcionpublica.gov. co/eva/es/gestor- normativo.

Definiciones de Situaciones Administrativas

¿Qué son las situaciones administrativas?

Son circunstancias en las que se pueden encontrar los empleados públicos frente a la Administración durante su relación laboral.

¿Cuáles son las situaciones administrativas?

Los empleados vinculados regularmente a la administración pueden encontrarse en las siguientes situaciones administrativas:

1. En servicio activo
2. En licencia
3. En permiso
4. En comisión
5. En ejercicio de funciones de otro empleo por encargo
6. Suspendido o separado en el ejercicio de sus funciones
7. En periodo de prueba en empleos de carrera
8. En vacaciones
9. En descaso compensado
10. Prestando servicio militar

¿Cuál es el fundamento normativo de las situaciones administrativas?

Las situaciones administrativas se encuentran fundamentadas en los Decretos ley 2400 y 3074 de 1968, Decreto 1045 de 1978, el Decreto 1083 de 2015 cuyo Título 5 de la Parte 2 del Libro 2 fue modificado por el Decreto 648 de 2017. Algunas situaciones tienen su origen en el Decreto ley 1228 de 1995 y las Leyes 1635 de 2013 y1822 de 2017. A continuación, presentaremos el marco legal, jurisprudencial y los principales conceptos emitidos por el Dirección Jurídica de la Función Pública en cada una de las situaciones administrativas consagradas en la normativa vigente.

Servicio Activo

Un empleado se encuentra en servicio activo cuando ejerce las funciones del empleo del cual ha tomado posesión.

Licencias

Esta situación administrativa permite que el empleado público se separe de sus funciones sin romper el vínculo con la entidad; por lo tanto, no podrá desempeñar otro cargo en entidades del Estado, ni celebrar contratos con el Estado, ni participar en actividades que impliquen intervención en política, ni ejercer la profesión de abogado, salvo las excepciones que contemple la ley. Las licencias se deben conferir por el nominador o su delegado, o las personas que determinen las normas internas de la entidad. Conforme a la legislación laboral vigente, aplicable a los empleados públicos, las licencias pueden ser:

Licencias No Remuneradas

Licencia ordinaria

Un empleado se encuentra en licencia ordinaria cuando transitoriamente se separa del ejercicio de su cargo y sin remuneración. Su duración es por sesenta (60) días hábiles al año, continuos o discontinuos, los cuales podrán prorrogarse hasta por treinta (30) días hábiles más siempre que exista justa causa justificada a juicio del nominador. Sin embargo, si la solicitud de licencia no obedece a razones de fuerza mayor o de caso fortuito, el nominador decidirá sobre la oportunidad de concederla, teniendo en cuenta las necesidades del servicio.

Toda solicitud de licencia ordinaria o de su prórroga, deberá elevarse por escrito al nominador, acompañada de los documentos que la justifiquen, cuando se requiera (Art. 2.2.5.5.5. del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). Durante la licencia el empleado no pierde la calidad de servidor público. Durante las licencias ordinarias no podrá desempeñar otro cargo en entidades del Estado. A los empleados en licencia les está prohibida cualquier actividad que implique intervención en política (Parágrafo del Art. 2.2.5.5.3 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017). La licencia no puede ser revocada por el nominador que la concede, pero puede en todo caso renunciarse por el beneficiario. El tiempo de la licencia ordinaria y de su prórroga no es computable para ningún efecto como tiempo de servicio. Durante ese tiempo la entidad deberá seguir pagando los aportes al Sistema de Seguridad Social, en la proporción que por ley le corresponde. Al vencerse cualquiera de las licencias o su prórroga el empleado debe reincorporarse al ejercicio de sus funciones. Si no las reasume incurrirá en abandono del cargo.

Preguntas frecuentes sobre Licencia Ordinaria

Pregunta Respuesta

1. ¿Los términos de la licencia ordinaria se entienden en días hábiles o se computan como días calendario?

De acuerdo con lo previsto en el artículo 2.2.5.5.5 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el 648 de 2017, los términos de la licencia ordinaria se computan en días hábiles. La licencia se concederá al empleado hasta por sesenta (60) días hábiles al año, continuos o discontinuos, los cuales podrán prorrogarse hasta por treinta (30) días hábiles más siempre que exista justa causa justificada a juicio del nominador

1. ¿Es viable otorgar una licencia ordinaria para desempeñar un empleo en periodo de prueba sin perder los derechos de carrera?

Dado que durante el término de la licencia ordinaria el empleado público no pierde su calidad de servidor público, no resulta procedente que durante dicho término desempeñe otro cargo en entidades del Estado o suscriba contratos con el Estado por estar expresamente prohibido. El empleado de carrera que supere un concurso de méritos para ocupar otro empleo de carrera deberá solicitar a la administración que se declare la vacancia de su empleo titular mientras supera el periodo de prueba en el otro cargo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 31, numeral 5 de la Ley 909 de 2004.

1. ¿Se deben reconocer y pagar los aportes al Sistema General de Seguridad Social en Salud y Pensión al empleado que está en licencia ordinaria?

Como quiera que la licencia ordinaria no comporta un retiro definitivo del servicio ni rompe la relación laboral, se mantiene vigente la obligación del empleador de efectuar los aportes al Sistema General de Seguridad Social de acuerdo a los porcentajes estipulados en la ley; el cual para el caso de la salud la norma ha fijado como aporte para el empleador el 8.5 % y para el trabajador el 4 % del ingreso laboral del afiliado. Para el caso de la pensión le corresponde al empleador el 12 % y al trabajador el 4 %.