Proceso Administrativo: Fases Clave y Tipos de Organización en Economía

Proceso Administrativo

• 1.1 Administración
• 1.2 Planeación
• 1.3 Organización
• 1.4 Dirección
• 1.5 Control

Administración

La administración no sólo se enfoca al ámbito empresarial ya que existen actividades donde se aplica el uso y se realizan diferentes acciones para lograr un objetivo en común, para Much Galindo (2014), el termino de Gestión y Administración son similares.

Administración como "el proceso a través del cual se coordinan y optimizan los recursos de un grupo social con el fin de lograr la máxima eficacia, calidad, productividad y competitividad en la consecución de sus objetivos". (p. 5)

La importancia del uso de la administración como ciencia dentro de la gestión escolar es un punto central ya que sustenta las bases para su desarrollo de manera organizada y planeada, permite la eficiencia en cada uno de los procesos de la gestión escolar.

"Administración es el proceso de coordinación de recursos para obtener la máxima productividad, calidad, eficacia, eficiencia y competitividad en el logro de los objetivos de una organización." Much (p. 21)[1]

Para poder llevar acabo esta optimización de recursos de manera organizada y coordinada para poder lograr las metas de la organización; se deben realizar las etapas del proceso administrativo.

Administración y Gestión Escolar

La administración no sólo se enfoca al ámbito empresarial ya que existen actividades donde se aplica el uso y se realizan diferentes acciones para lograr un objetivo en común, para Much Galindo (2014), el termino de Gestion y Administración son similares.

Administración como "el proceso a través del cual se coordinan y optimizan los recursos de un grupo social con el fin de lograr la máxima eficacia, calidad, productividad y competitividad en la consecución de sus objetivos". (p. 5)

La importancia del uso de la administración como ciencia dentro de la gestión escolar es un punto central ya que sustenta las bases para su desarrollo de manera organizada y planeada, permite la eficiencia en cada uno de los procesos de la gestión escolar."Administración es el proceso de coordinación de recursos para obtener la máxima productividad, calidad, eficacia, eficiencia y competitividad en el logro de los objetivos de una organización." Much (p. 21)[1]

Para poder llevar acabo esta optimización de recursos de manera organizada y coordinada para poder lograr las metas de la organización; se deben realizar las etapas del proceso administrativo.

Etapas de la Administración

PLANIFICACIÓN Definir objetivos, establecer la estrategia y desarrollar subplanes para coordinar las actividades

CONTROL ORGANIZACIÓN Vigilar las actividades para que se realicen tal como fueron planeadas Determinar qué es necesario hacer, cómo se llevará a cabo y quién lo realizará

DIRECCIÓN Dirigir y motivar a todas las partes involucradas

Fig. 1 Etapas de la administración

Las etapas de la administración permiten conformar el proceso administrativo el cual está integrado por los elementos que se muestran en la siguiente imagen.

• Misión
• Políticas
• Visión
• Programas

Fases de la Administración

Planeación

• Propósitos
• Presupuestos
• Objetivos
• Procedimientos
• Estrategias

Fase mecánica 0 estructural

• Jerarquización

Organización

• División del trabajo
• Departamentaliza- ción
• Descripción de funciones
• Coordinación

Dirección o ejecución

• Toma de decisiones
• Motivación
• Comunicación
• Integración
• Supervisión

Fase dinámica U operativa

• Identificación de estándares
• Detección de desviaciones

Control

• Medición
• Corrección
• Comparación
• Retroalimen- tación

Fig. 2 Fases de la administración

En la imagen se muestra las dos fases de la administración; la fase mecánica o estructural permite dar el diseño estructural de la administración, en ella se establece lo que debe hacerse por medio de la planeación y organización. Se delimitan las estrategias de lo que se pretende obtener y el diseño de los procesos de cómo se realizará.

En la fase dinámica u operativa se implementa todo lo establecido en la fase mecánica o estructural, se establece la operatividad de la empresa por medio de la dirección y control, se ponen en marcha todo lo planeado y la organización se ejecuta por medio de la dirección que conduce a los recursos, además se establece un control por medio de evaluar los resultados obtenidos para realizar una autoevaluación que permita corregir procesos dentro de la empresa.

Las etapas de la administración se aplican dentro de las instituciones educativas son procesos que permiten la mejora continua dentro de la institución permite dar solución a las diferentes problemáticas administrativas, se debe recordar lo que menciona Lormbardi, G. (1991) hace mención que cada organización, en este caso particular las instituciones educativas y principalmente la escuela deben aspirar a un mejoramiento evolutivo de sus modelos y mecanismos de acción, que permitan la excelencia por medio de aprovechar su experiencia y su contexto.

Es por ello que se deben conocer cada una de las etapas de la administración y cómo aplicarlas para lograr que las instituciones educativas tengan procesos definidos e implementar mecanismos que permitan la operación adecuada y que las estrategias sean las idóneas para poder facilitar los procesos de trabajo.

[1] Much, L. (2014). Administración Gestión organizacional, enfoques y proceso administrativo. México: Pearson.

Planeación

"La planeación es la determinación del rumbo hacia el que se dirige la organización y los resultados que se pretenden obtener mediante el análisis del entorno y la definición de estrategias para minimizar riesgos con la finalidad de lograr la misión y visión organizacional." (Much, 2014, p. 37)[1]

La planeación determina la ruta a seguir dentro de la organización, todos los recursos se enfocan hacia la obtención de los objetivos y se establecen alternativas para posibles situaciones que amenacen el proyecto y se analizan las posibles oportunidades para establecer la estructura y el proceso de ejecución.

Tipos de Planeación

Existen tres tipos de planeación: estratégica, táctica o funcional y operativa.Estratégica. Hace referencia a la planeación general donde se elaboran los planes de todos los niveles de la empresa.

Táctica o funcional. Se elaboran los planes de cada una de las áreas de la empresa para lograr el plan estratégico.

Operativo. La planeación se realiza en los niveles operativos de acuerdo con los planes tácticos.

Fig. 3 Tipos de planeación

Los elementos del plan estratégico permiten trazar la hoja de ruta donde se realiza la visión, misión y se plantean los valores de la empresa. El plan estratégico permite establecer la naturaleza y dirección de una organización, poniendo énfasis en prever las condiciones que prevalecerán en el futuro. En el siguiente video se aborda las acciones que se deben realizar en el plan estratégico.

Video: Plan estratégico, la forma de diferenciarse. Video utilizado con fines educativos URL del autor: https://www.youtube.com/watch?v=zJhHZ13MB U

La planeación estratégica se ayuda del análisis FODA, en el cual se detectan las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas; al realizar este análisis se detectan las principales ventajas competitivas de la empresa, que permitirán tener un posicionamiento y diferenciarse de las demás empresas. En el siguiente video se muestra con más detalle el análisis FODA.

Video: Proceso de Planificación Estratégica - Planeamiento Estratégico Video utilizado con fines educativos URL del autor: https://www.youtube.com/watch?v=UCFaXHPqynI

Organización

Antes de conocer los principios de organización se debe tener claro lo que es la organización.

En la administración, Henri Fayol es un autor muy importante, ya que realizó contribuciones para la materia y realiza un enfoque estructural sobre la organización para ayudar a comprender de manera integral estos ámbitos. El autor Hall (1981), cita a Fayol en la definición: "organizar un negocio es dotarlo con todo lo necesario para su funcionamiento: materias primas, herramientas, capital y personal" (P.19)[1]. Para el buen funcionamiento de un negocio debe existir una buena organización del recurso material así como del humano.

La importancia de la organización nos lleva a remontarnos a la prehistoria, socialmente el hombre ha buscado la forma de cooperar y trabajar en conjunto, el organizarse ha ido evolucionando; desde la manera más simple como satisfacer sus necesidades básicas (recolección de alimentos o defenderse de algún animal), hasta la organización sistemática de empresas o procesos productivos.

Estas concepciones de organización dan un panorama general del quehacer, y las implicaciones que se tienen como directivo o docente en el actuar y toma de decisiones que se deberán de realizar, o si ya se llevan a cabo mejorarlas en el proceso de organización y ser participe activo dentro de dicho proceso dentro del centro de trabajo. Para poder realizar estas acciones deben estar apegadas a los 9 principios de la organización, para conocerlos se debe ver el siguiente video.

Video: Los 9 principios de la organización Video utilizado con fines educativos URL del autor: https://www.youtube.com/watch?v=jOD0viGz9QA

Al llevar acabo estos principios, se puede lograr un cambio dentro del centro de trabajo y puedes ser el agente de cambio en la transformación de la institución, por medio de la conducción a nuevos rumbos, nuevos procesos y un cambio de actuar dentro de la organización para lograr procesos eficientes que logren mejorar el aspecto administrativo, así como la calidad del servicio que ofrece el ámbito educativo.

Sistema de Organización Funcional de Taylor

Para Taylor el proceso de especialización en el trabajo es fundamental en la organización, ya que permite que sea eficiente el trabajador en su labor diaria, y se eliminen procesos ineficientes que hacen que exista una pérdida de tiempo. En el documento Sistema de organización funcional de Taylor, se explica las características, lineamientos, ventajas y principios.

Sistema de Organización Lineal y Staff

La organización lineal tiene sus propias características que hacen que sea una estructura simple, pero no por ello menos importante dentro de las estructuras organizacionales; la organización lineal se basa en el principio donde los superiores ejercen su autoridad a los subalternos como se muestra en la imagen.