El archivo en la empresa: funciones, clasificación y seguridad de datos

El archivo en la empresa

4.B. El archivo en la empresa | Aula Virtual https://aulavirtual33.educa.madrid.org/ies.luisbraille.coslada/mod/book/ ... 4.B. El archivo en la empresa Sitio: L.E.S. Luis Braille Imprimido por: Framselis Elizabeth Guanipa Ayllón Curso: Comunicación y atención al cliente Día: lunes, 17 de febrero de 2025, 11:35 Libro: 4.B. El archivo en la empresa 1 de 17 17/02/2025, 11:364.B. El archivo en la empresa | Aula Virtual https://aulavirtual33.educa.madrid.org/ies.luisbraille.coslada/mod/book/ ...

Tabla de contenidos

1. Introducción
2. Concepto y funciones del archivo

Tipos de documentos

1. Clases de archivo

Clases de archivo según la frecuencia de utilización

Clases de archivo según su ubicación

Clases de archivo según los tipos de soporte

1. Claves para la organización de un archivo
2. Seguridad y confidencialidad en los archivos
3. Informes procedentes del archivo

2 de 17 17/02/2025, 11:364.B. El archivo en la empresa | Aula Virtual https://aulavirtual33.educa.madrid.org/ies.luisbraille.coslada/mod/book/ ...

Introducción al archivo empresarial

1. Introducción En las empresas se genera un gran volumen de documentación necesaria para desarrollar la actividad comercial: cartas de proveedores y clientes, comunicaciones de las administraciones públicas como el ayuntamiento o la Seguridad Social, nóminas, pedidos, etcétera. Toda esta documentación se produce o se recibe en el ejercicio de su actividad y es imprescindible que se encuentre debidamente ordenada. Los documentos contienen información que puede ser necesaria en cualquier momento y la rapidez en su localización aumenta la efectividad en el trabajo. Por el contrario, el hecho de no localizar un documento que puede ser imprescindible para alguna gestión, tiene unas consecuencias muy negativas. Por ello, es preciso dotarse de unas normas o reglas básicas para ordenar y clasificar esos documentos.

Razones para conservar la documentación

Razones para conservar la documentación en las empresas El propio interés, ya que la información que proporcionan los documentos debe permanecer activa y disponible. La normativa vigente, que exige mantener ciertos documentos durante un periodo determinado de tiempo. Si tenemos en cuenta lo anterior, las empresas han de contar con un buen sistema de archivo que garantice que los documentos y, por tanto, la información que contienen esté disponible para tomar decisiones y facilitar la actividad empresarial. 3 de 17 17/02/2025, 11:364.B. El archivo en la empresa | Aula Virtual https://aulavirtual33.educa.madrid.org/ies.luisbraille.coslada/mod/book/ ...

Concepto y funciones del archivo

2. Concepto y funciones del archivo Entendemos por archivo el conjunto ordenado de documentos creados por una persona, entidad o institución en el ejercicio de sus actividades que se guardan siguiendo unos criterios previamente establecidos en un lugar determinado. No obstante, la palabra archivo presenta tres acepciones distintas: Conjunto de documentos producidos o recibidos por toda persona, entidad o institución en el ejercicio de su actividad. Lugar donde la empresa, institución o entidad conservan los documentos debidamente ordenados. Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio de los documentos. M T P N M L J C D I También se le da el nombre de archivo al servicio especializado (servicio de archivo) cuya misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos. Los archivos están compuestos por documentos que han sido producidos en el desarrollo de las actividades propias de cualquier empresa u otra colectividad organizada. *Cuando se habla de archivo puede referirse al edificio que contiene los documentos, al mueble que los guarda, o al conjunto de documentos conservados. * Un documento es cualquier objeto material que aporte información, tanto en formato físico como electrónico. * Un dato es un elemento significativo de información contenido en un documento. * Información es la adquisición de conocimientos que permite ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada. La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede ser requerida su presentación. El Código de Comercio en su artículo 30.1 establece el deber que atañe a todo empresario de conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años. Los documentos que acreditan la constitución de la empresa y la propiedad de los bienes tienen que conservarse permanentemente. Los relacionados con terceros y documentación laboral, durante seis años; y los documentos y comunicaciones generados dentro de la empresa, no relacionada con terceros, se conservarán durante el tiempo que sean de actualidad. Otra de las funciones del archivo es la de ser un centro activo de información que permite relacionar loso nuevos documentos con los ya archivados y desarrollar el trabajo de forma eficaz. Además, sirve como medio de consulta cuando se necesita averiguar algún tipo de actuación del pasado. También el archivo se utiliza como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo. 4 de 17 17/02/2025, 11:364.B. El archivo en la empresa | Aula Virtual https://aulavirtual33.educa.madrid.org/ies.luisbraille.coslada/mod/book/ ...

Funciones del archivo

• Conservar la documentación
• Centro activo de información
• Medio de consulta
• Elemento probatorio

5 de 17 17/02/2025, 11:364.B. El archivo en la empresa | Aula Virtual https://aulavirtual33.educa.madrid.org/ies.luisbraille.coslada/mod/book/ ...

Tipos de documentos

2.1. Tipos de documentos Como sabemos, documento es cualquier objeto material que aporte información. Si tomamos como referencia el formato en el que pueden presentarse los documentos, tenemos las siguientes clases:

Documentos textuales

Transmiten la información mediante texto escrito. El soporte suele ser el papel. Pueden ser manuscritos, mecanografiados o impresos. (Carta comercial, factura, pedido, currículum, etcétera).

Documentos gráficos

La información está representada por formas y colores. (Mapas, planos, dibujos, etcétera).

Documentos en imágenes

Es una representación visual de un objeto. (Fotografías, diapositivas, etcétera).

Documentos audiovisuales

Son registros visuales y sonoros. (Discos, cintas, archivos de audio, etcétera).

Documentos informáticos

6 de 17 17/02/2025, 11:364.B. El archivo en la empresa | Aula Virtual https://aulavirtual33.educa.madrid.org/ies.luisbraille.coslada/mod/book/ ... PDF Son reproducciones magnéticas en distintos dipositivos informáticos. (Hojas de cálculo, documento de Word, bases de datos, etcétera). 7 de 17 17/02/2025, 11:364.B. El archivo en la empresa | Aula Virtual https://aulavirtual33.educa.madrid.org/ies.luisbraille.coslada/mod/book/ ...

Clases de archivo

3. Clases de archivo 0 1 0 1 .. 01 .. - O D 0 0 0 Los archivos en la empresa pueden clasificarse según tres criterios:

• Según la frecuencia de utilización.
• Según la ubicación del archivo.
• Según el tipo de soporte.

8 de 17 17/02/2025, 11:364.B. El archivo en la empresa | Aula Virtual https://aulavirtual33.educa.madrid.org/ies.luisbraille.coslada/mod/book/ ...

Clases de archivo según la frecuencia de utilización

3.1. Clases de archivo según la frecuencia de utilización Para determinar el número de años que debemos conservar un documento tenemos que tener en cuenta los aspectos jurídicos asociados al documento y la frecuencia de uso de utilización. Es lo que se denomina ciclo de vida de un documento determina si debe ser eliminado (expurgado) en caso de haber perdido valor para la empresa, o debe conservarse a más largo plazo, transfiriéndose a los siguientes niveles de conservación mediante su traslado al archivo semiactivo o al permanente. El escritorio de la oficina debe contar solamente con los documentos que sean de uso en ese momento, es decir, los que se considera que están en el archivo activo. El resto de documentos, los que pasan al archivo semiactivo o al permanente se conservarán (o destruirán) en otros lugares de modo tal que no entorpezcan el trabajo diario. Los documentos desde su elaboración pasan por diferentes fases. Existe un periodo, habitualmente corto, en que su uso es intensivo, en el momento de la resolución del asunto del que trata. Después, cada vez se usa menos, hasta llegar a un momento en que puede ser destruido o bien conservado con fines probatorios, legales o históricos. A este proceso de caducidad del valor de un documento se le denomina ciclo de vida del documento. Puede ser dividido en cuatro fases:

1. Nacimiento, desde el momento en que se generan.
2. Madurez, durante el tiempo de su utilización.
3. Declive, en el que ya no se utilizan pero es necesario conservarlos.
4. Finalización, cuando se eliminan y desaparecen.

La duración de este proceso varía según el tipo de documento. En algunos casos es muy corto, por ejemplo en el caso de folletos publicitarios y en otros casos se trata de un periodo de tiempo largo, como pueden ser las escrituras de un inmueble. Si tenemos en cuenta el nivel de utilización de los documentos que forman parte del archivo empresarial, podemos distinguir los siguientes tipos:

Archivo activo

También se denomina vigente o de gestión. Los documentos que conserva son consultados de manera constante.

Archivo semiactivo

También se denomina intermedio. Está constituido por documentos que ya cumplieron su trámite pero por razones legales, fiscales o administrativas, siguen en curso y se consultan con menos frecuencia. 9 de 17 17/02/2025, 11:364.B. El archivo en la empresa | Aula Virtual https://aulavirtual33.educa.madrid.org/ies.luisbraille.coslada/mod/book/ ...

Archivo permanente

Contiene información vital para la compañía, aunque el nivel de consulta es muy bajo. También se denomina inactivo. Está formado por expedientes que proceden del archivo semiactivo y también por todos los documentos que se deben conservar por razones legales.

Tipos de archivo

• Semiactivo
• Bandeja de oficina
• Carpeta colgante
• Cuando deje de ser útil Activo Inactivo

Los cambios de un archivo a otro deben seguir un criterio racional, aunque en definitiva cada empresa marca sus directrices según sus necesidades y preferencias. La gestión de documentos requiere la decisión de tirar aquellos que contienen información que carece de utilidad, archivarla o actuar sobre ella. Guardar todo lo que llega a la oficina es imposible, debemos tener claro la información que es importante para seguir conservándola o eliminar la que no lo es, para evitar la acumulación de cantidades enormes de papel que bloquearían el archivo y supondrían un importante coste económico. Los documentos que ya no son útiles para la empresa se pueden destruir, este proceso de eliminación se denomina purga o expurgo. El proceso será diferente según el tipo de documentos desechados, si son documentos ordinarios o si por el contrario contienen datos personales y confidenciales, se debe evitar el acceso a la información que contienen. Existen empresas especializadas en este servicio y que entregan certificados de destrucción conforme a la normativa vigente. En el siguiente vídeo, una empresa especializada explica el proceso de destrucción de documentos. ELEVACIÓN DE DEPÓSITO 10 de 17 17/02/2025, 11:36