Dirección de Empresas: Fundamentos de la Administración Empresarial

Departamento de Dirección de Empresas y Marketing

Adez A AS N E AINA BENSIS . SA AVDE ERE FACULTAD DE CC EMPRESARIALES Y TURISMO Grados en ADE y FICO

Dirección de Empresas

Fundamentos de la Administración Empresarial

ANTONIO PIZARRO GÓMEZ2

Tema 1: Fundamentos de la Administración Empresarial

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Dirección de Empresas: Fundamentos de la Administración Empresarial

3 1.1. CONCEPTO DE ADMINISTRADOR 3 1.2. TIPOS DE ADMINISTRADORES. 4 1.3. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN 6 1.4. EL TRABAJO DIRECTIVO 8 1.5. EL ANÁLISIS DEL TRABAJO DIRECTIVO 9 1.5.1. ENFOQUE FUNCIONAL 9 1.5.2. ENFOQUE DE MINTZBERG 12 1.6. LAS CUALIDADES DEL ADMINISTRADOR 14 1.6.1. EL ESTUDIO DE KATZ 14 1.6.2. EL ESTUDIO DE MAHONEY 15 1.7. LAS BASES DEL ÉXITO DIRECTIVO 16

Concepto de Administrador

Empleamos la palabra administrador en lugar de otros sinónimos como directivo o gerente. En una primera aproximación, podemos decir que los administradores son personas que trabajan en las organizaciones. Lógicamente, surge la pregunta: ¿ y qué es una organización? Organización es una ordenación sistemática de personas, realizada con alguna finalidad específica. Esta definición es válida para toda clase de organizaciones públicas o lucrativas, grandes o pequeñas. En una sociedad industrial y de mercado como en la que nos encontramos estamos permanentemente en contacto con organizaciones. Organización es el hospital en que nacemos, la oficina en que nos registran, la empresa fabricante que nos sirve el bien que utilizamos diariamente, el lugar de nuestra adoración, el club deportivo, la comunidad de propietarios, y la mayoría de los lugares en los que nos encontramos en nuestra vida. Es evidente, que las organizaciones son muy variadas entre sí. Una gran compañía internacional y una asociación de vecinos son organizaciones. De la anterior enumeración, observamos claramente que las organizaciones son muy diferentes entre sí. Una compañía multinacional y una peña de barrio son organizaciones. Ambas caen dentro del campo que abarca la definición ofrecida, pero las diferencia entre ambas son notables. A pesar de esta diversidad, todas las organizaciones tienen tres elementos comunes:

• Tienen un propósito definido, que se expresará en términos de una o varias metas concretas. Por ejemplo: El propósito del Real Madrid o del Barcelona es ser el mejor equipo de futbol español, lo que se traduce en4 Tema 1: Fundamentos de la Administración Empresarial ganar uno o más títulos cada año. El propósito de una empresa de mensajería podría ser que la entrega se realice en el menor tiempo posible y que el número de las reclamaciones sea mínimo.
• Están compuestas por personas, que van a ser en la prácticas las encargadas de alcanzar las metas. Las organizaciones integran a dos o más personas, de distinta formación, nivel y disposición. Aunque aparatos o sistemas electrónicos realicen gran parte de los trabajos, siempre habrá personas detrás de los mismos.
• Emplean una serie de métodos y disposiciones, al objeto de definir y delimitar el comportamiento de sus miembros. Las cosas en las organizaciones no ocurren porque si. Por ejemplo: en una empresa, las personas tienen una serie de funciones y actuaciones, que ellos no han fijado, sino que forman parte de la manera de comportarse en la organización.

En todos los casos existe un diseño estructural, unas regulaciones que han sido establecidas para que la organización pueda alcanzar sus objetivos. Los administradores trabajan en la organización pero no todos los componentes de la misma son administradores. En toda organización hay dos categorías de empleados:

• Operarios: Son aquellas personas que realizan trabajos o tareas similares y que no tienen la responsabilidad de supervisar las labores de otras personas.
• Administradores: Son aquellos que dirigen el trabajo de otros. El administrador tiene subordinados a su cargo, teniendo que realizar una serie de actividades para poder responder de las actuaciones de dichas personas.

Tipos de Administradores

Con los administradores ocurre lo mismo que con las organizaciones, que no todos son iguales. Por ejemplo: el director de Endesa es responsable de la actuación de miles de empleados y un gran número de instalaciones, mientras que el encargado de un pequeño restaurante puede ser solo responsable de un par de personas. Ambos son administradores, pero lógicamente sus trabajos no son los mismos.

Diferenciación Vertical de Administradores

Los administradores se pueden clasificar de muy diversas formas. Una de las más utilizadas es la que diferencia entre los administradores según se encuentren en uno u otro nivel dentro de la organización. La figura siguiente nos refleja una típica división jerárquica del personal de una organización. En la base, el personal no directivo. Después tres niveles de dirección:

• El administrador de primera línea es el clásico supervisor o capataz. Es el único directivo que dirige a personal no directivo. Los empleados bajo su mandato son los encargados de la obtención de los bienes y servicios de la organización. Es la clase más numerosa de los administradores. El sector primordial de su trabajo estará en lograr una producción eficiente, en asegurar el flujo de bienes y servicios en la5 Dirección de Empresas organización y en responder a los problemas técnicos que surjan diariamente.
• Los directivos medios estan entre los otros dos niveles directivos, esto es, sus jefes y sus subordinados son administradores. Sus principales actividades serán las de enlazar y coordinar los diferentes niveles directivos de la organización. Esto es deberán traducir las órdenes recibidas de la alta dirección en instrucciones de trabajo a los supervisores. El trabajo de los niveles intermedios se basa en coordinar a personas y grupos, manteniendo una armonía y colaboración entre los diferentes niveles que articulan. Su horizonte temporal está principalmente en el medio plazo, tratando de asegurar que las actividades productivas se realizarán en su momento y de la mejor forma posible.
• La alta dirección es la encargada de fijar las grandes líneas de acción de la organización. Al encontrarse en la cúspide de la pirámide, es la responsable de toda la empresa. Sus responsabilidades se centran en definir los grandes objetivos a largo plazo de la organización, así como en el diseño de la estructura y personas acordes con los mismos. Finalmente, los valores y actitudes que impulsaran todas las operaciones enunciadas.

A.D. DIRECTIVOS MEDIOS SUPERVISORES OPERARIOS

Diferenciación Horizontal del Trabajo Directivo

La otra forma de distinguir el trabajo directivo consiste en reparar en las actividades concretas que lo componen. Miramos ahora el ancho de la pirámide. ¿ A qué dedica su atención el directivo? Puesto que la alta dirección implica una concepción amplia y no especializada, las diferencias horizontales o por finalidad de las tareas las encontraremos situadas sobre la base de los operarios y bajo la alta dirección. Los directivos funcionales son aquellos responsables de personas, secciones o departamentos que ejecutan una tarea similar en contenido y orientación y que tienen formación y capacidades próximas. En cualquier empresa podríamos hallar directivos comerciales, de producción, de finanzas, de personal, de investigación, y así sucesivamente. Los directivos generales serían aquellos que son responsables de personas, secciones o departamentos que ejecutan conjuntamente las actividades básicas de la empresa. Este tipo de directivos presentan una mayor capacidad de promoción a la cúspide de la empresa ya que conocen y dirigen a personas que afectan a todas las partes de cualquier negocio. Son personas que debenTema 1: Fundamentos de la Administración Empresarial 6 buscar la mejora de sus cualidades de coordinación y relaciones interpersonales y no la especialización, como los directivos funcionales.

Directivos Generales ALTOS DIRECTIVOS Directivos Generales Directivos Funcionales DIRECTIVOS MEDIOS Y SUPERVISORES Subordinados Heterogéneos Subordinados Funcionales

De lo anteriormente dicho podemos extraer las siguientes conclusiones:

• Esta es una representación simple de la realidad. De hecho, en las organizaciones reales nos encontramos con situaciones en que hay un solo nivel directivo o incluso una única persona, así como en otras existen niveles que pueden doblar, triplicar etc. la cifra de tres.
• Se observa como el número de personas pertenecientes a cada escalón va disminuyendo conforme ascendemos en la pirámide. Siempre hay más operarios que administradores de primera línea, y así sucesivamente.
• El trabajo del administrador no es universal, según lo confirman numerosos estudios. El contenido del trabajo de un administrador varía en función de la posición que se ocupe en la pirámide administrativa.
• Las diferencias verticales y horizontales son relativas. Un nombre idéntico o responsabilidades similares no impiden que la persona titular del puesto pueda ser considerada como alta dirección, nivel medio o supervisor según sea la empresa. Un director de área será alta dirección en una empresa de tamaño mediano y que tenga descentralizadas las competencias funcionales, y puede ser un simple directivo de primera línea en una empresa de gran tamaño.

Concepto de Administración

Existen muchas definiciones de administración, pero una que recoge las notas distintivas de la disciplina puede ser la siguiente: "Administración es el proceso de llevar a cabo eficientemente actividades, mediante el uso de personas, para alcanzar un conjunto de objetivos adecuados". Esta definición nos sirve a nuestro propósito de comprensión de qué constituye dirigir, es decir, que tiene que hacer en su vida laboral un administrador.

1. Dentro de la definición encontramos la idea de directivo como catalizador del trabajo de los demás. El directivo es aquella persona que desarrolla7 Dirección de Empresas las potencialidades individuales y de grupo que se encuentran en el equipo compuesto por sus subordinados directos y él mismo. La primera nota se refiere a la necesidad de realizar actividades mediante otras personas. Los administradores serán mejores en la medida en que el equipo de personas que supervisan realice mejor su trabajo. El mejor directivo no es el que realiza más cantidad de tareas que sus subordinados, sino el que consigue que éstos realicen su carga de trabajo de la mejor manera posible.
2. La eficiencia se refiere a la relación entre esfuerzos y resultados. Dicho de otro modo, la eficiencia es la relación entre los resultados obtenidos y los recursos empleados. La eficiencia se mide dividiendo output entre input. Puesto que hay muchas clases de outputs e inputs, tambien hay múltiples tipos de eficiencia. El tipo de eficiencia más habitual es el que relaciona las cantidades de bienes y servicios obtenidos con el número de trabajadores. Un administrador que reduce los gastos de su unidad en un 10 por 100, sin afectar a su nivel de rendimiento, está siendo eficiente. La cantidad de output sigue siendo la misma pero el coste de producir ese output disminuye. El ratio correspondiente aumenta. Otro administrador eficiente es el que instala nueva maquinaria, logrando que el número de unidades producidas por hora (output) aumente, mientras que la cantidad de recursos humanos empleados sigue siendo la misma.
3. Con la realización eficiente de actividades buscamos alcanzar unas metas. La tercera nota da lugar a al concepto de eficacia. Cuando los administradores alcanzan las metas de sus organizaciones, decimos que son eficaces. La eficacia es alcanzar los objetivos adecuados. Mientras que la eficiencia significa hacer cosas correctamente, la eficacia significa hacer las cosas correctas. De los dos conceptos la eficacia es más importante. La eficiencia y la eficacia son factores independientes, puesto que ninguno de ellos tiene por qué afectar necesariamente al otro. Un administrador puede estar a alto nivel en ambos conceptos, bajo en ambos o alto en uno y bajo en otro. Lo normal es que la eficacia y la eficiencia se relacionen. El despilfarro de recursos o la productividad no competitiva acaba influenciando el logro de las metas económicas de la organización. La mejor organización es la que logra ser fuertemente eficaz y eficiente, es decir, la que fija metas correctas y las alcanza utilizando sus recursos de manera óptima.
4. En la definición de administración se incluyó la palabra proceso. Esto quiere decir que es una actividad secuencial, múltiple y no algo puntual o preciso. Una forma de dividir este proceso a efectos didácticos con un sentido lógico es a través de las funciones administrativas. A principios del siglo pasado Henri Fayol afirmó que los administradores realizan cinco funciones administrativas secuenciales: planificación; organización; dirección; coordinación; y control.
5. El ejercicio eficaz y eficiente de las funciones directivas descansa, en última instancia, en las decisiones que adoptan los directivos. Las decisiones son la esencia del trabajo directivo. La figura plasma esta idea.