Los centros documentales: organización, funciones y servicios. Apuntes

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GUIÓN - ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN
2. LOS CENTROS DOCUMENTALES: ORGANIZACIÓN, FUNCIO- NES Y SERVICIOS
1. Definición de documentación
2. Tipología de los centros de documentación
3. Funciones
4. Organización
5. Servicios
3. LEGISLACIÓN Y NORMATIVA SOBRE ARCHIVOS BIBLIOTECAS Y CENTROS DE DOCUMENTACIÓN
1. Ley 13/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español
2. Real Decreto 111/1986, de 10 de enero de Desarrollo Parcial de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español
3. Declaración de Bien de Interés Cultural
4. Real Decreto 582/1989 del Reglamento de Bibliotecas Públi- cas del Estado y del Sistema Español de Bibliotecas
4. INTEGRACIÓN DE SERVICIOS INFORMÁTICOS
1. Ventajas de la automatización
2. Aplicaciones bibliotecológicas
3. Método off-line y on-line
4. Los microordenadores
5. Bases de datos

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BIBLIOGRAFÍA

CARIDAD, Mercedes La telecomunicación. Madrid. Ed. Forja.

CHAUMIER, Jacques Análisis y Lenguaje documental. Mitre, 1984.

CANUT, Mª Luisa Sistemas de informatización de una biblioteca. Universidad Compluten- se. Madrid, 1986.

GARCÍA MELERO, L.A. y Metodología para el diseño de un sistema automatizado de unidades FERNÁNDEZ ROCA, P. de información. En Homenaje a Justo García Morales. Madrid. ANABAD, 1986.

• Documentación de las Ciencias de la información. Editorial de la Universidad Complutense de Madrid.

IBERCOM NEWSLETTER Departamento de documentación. Facultad de Ciencias de la Informa- ción. Universidad Complutense de Madrid.

• Revista Española de Documentación Científica. Instituto de Informa- ción y Documentación en Ciencia y Tecnología (ICYT). Madrid.

TELOS Cuadernos de Comunicación, tecnología y sociedad. FUNDESCO. Madrid.

• Los centros de documentación, nuevas técnicas documentales. Centro de Estudios CCC.

CARRIÓN GUTIEZ Manual de Bibliotecas. Fundación Germán Sánchez. Madrid, 1990.

AMAT NURIA La biblioteca. Tratado sobre su organización, técnica y utilización. Barcelona, 1985.

PEÑA, Mª J. y Temario al cuerpo de ayudantes de archivos y bibliotecas de RODRÍGUEZ, A. universidad. E.T.D. Madrid.

COMENTARIO BIBLIOGRÁFICO

La bibliografía que mencionamos permite al alumno/a profundizar en la materia tratada en este tema, así como los artículos y publicaciones periódicas.

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INTRODUCCIÓN

El alumno, a lo largo de las lecciones, estudiará las funciones de un centro, esto es, la selección, el análisis y la difusión de la información. También podrá conocer los nuevos sistemas de transmisión de los conocimientos así como la repercusión de las nuevas tecnologías en el mundo de la información.

Las nuevas técnicas documentales están íntimamente relacionadas con la informática. Por ello es conveniente conocer el vocabulario básico de esta disciplina y los términos que con mas frecuencia aparecen en el ámbito de un centro documental.

LOS CENTROS DOCUMENTALES: ORGANIZACIÓN, FUN- CIONES Y SERVICIOS

El término "Centro de Documentación" es una traducción literal del vocablo inglés "Information Centre" que ha sido adoptado comúnmente en España para designar a aquellas organizaciones dedicadas a la función documental. Pueden emplearse también otros términos, tales como servicio de documentación, centro de información, centro de análisis de la información, centro de acceso a bases de datos, etc. Debemos señalar, no obstante, que en los países anglosajones son denominados como "Information Centre".

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DEFINICIÓN DE DOCUMENTACIÓN

El término "documentación" se refiere a dos conceptos claramente diferenciados: por un lado denota el conjunto de documentos que informan sobre un tema determinado, pero por otro lado la documentación es la ciencia que estudia la naturaleza del documento y su proceso de tratamiento y recuperación.

No hay que olvidar que por documentos nos referimos a todo soporte que pueda ser utilizado en razón de su contenido, es decir, en función de la información que aporta. Así, son documentos tanto libros, periódicos, mapas, planos, discos, cintas magnetofónicas, bandas o discos magnéticos para ordenador, como también lo son toda una serie de objetos tales como esferas terráqueas, juegos educativos, objetos de museo, etc.

En términos generales, la documentación es el acto de reunir documentos sobre un determinado tema y el tratamiento de éstos en vistas a su difusión. La documentación funciona como un sistema de regulación de la información: la capta, la canaliza y la reserva para poder suministrar sus datos a quien los solicite.

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TIPOLOGÍA DE LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN

Existen diferentes tipos de centros de documentación en función a los siguientes as- pectos:

• Por su carácter fundacional pueden ser:
• Públicos: sostenidos por los fondos públicos.
• Privados: financiados por capital privado.
• Por su organización:
• Autónomos: funcionan con total independencia y se constituyen como empresas o instituciones dedicadas a la documentación. Ejemplo: ICIT, ISOC ...
• Institucionales: son centros de documentación al servicio de una empresa. Son muy numerosos en España y entre otros podemos citar el Centro de Documenta- ción de RTVE, el del diario El País, etc.
• Por su finalidad:
• Al servicio de la investigación: fomentan nuevos conocimientos científicos.
• Empresariales: su función principal se centra en asesorar a directivos y empre- sarios en la toma de decisiones.

FUNCIONES DE LOS CENTROS DE DOCUMENTACIÓN

De manera general los centros de documentación de carácter autónomo realizan las siguientes funciones:

• Facilitan a los usuarios el acceso a los documentos originales. Algunas veces el centro dispondrá en su fondo de los documentos demandados, pero más frecuen- temente el documentalista contactará con el centro productor de manera que éste le facilite rápidamente el documento en cuestión.
• Realizan un trabajo bibliográfico dentro del campo de su especialización. Es decir, seleccionan, catalogan, clasifican e indizan aquellos documentos de su disciplina que consideran más importantes. Generalmente, confeccionan y difunden bibliografías y catálogos de las novedades publicadas en todo el mundo en torno a su campo de especialización.

Los centros de documentación de un mismo país deben colaborar y cooperar entre ellos a fin de evitar la duplicación de esta tarea.

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• Deben responder rápida y pertinentemente a las preguntas de los usuarios. Estas cuestiones no siempre son de índole bibliográfica sino más bien técnicas y científicas.
• Deben colaborar en la formación de especialistas en documentación, capaces de llevar a cabo las tareas documentales, tales como búsqueda, selección, tratamiento y difusión de la información.

Los centros de documentación de carácter institucional tienen encomendadas una serie de misiones en función a la organización que los mantiene. Como regla general estos departamentos deben trabajar al servicio permanente de la organización y estar siempre pres- tos y vigilantes ante cualquier cambio que en ella pueda producirse.

Las funciones fundamentales que deben desempeñar este tipo de centros de docu- mentación son las siguientes:

• Facilitar información necesaria y pertinente para la eficaz realización del trabajo de los miembros de la organización, coordinando todos los flujos de información docu- mental que se producen en el seno de la misma.
• Contribuir a la formación permanente de los miembros de la organización, proveyén- doles de aquellos documentos que puedan favorecer la actualización de sus conoci- mientos.
• Apoyo a la demanda de la comunicación social, es decir, facilitando información a los usuarios ajenos a la institución.

ORGANIZACIÓN DE UN CENTRO DOCUMENTAL

Un centro de documentación es una oficina o un departamento dentro de una organi- zación dedicada a la coordinación de la función informativa. Organiza la función documental elaborando y poniendo en práctica los sistemas más aptos para una buena gestión de esta misión. Básicamente un centro de documentación se encarga de la selección, tratamiento y difusión de a información de manera que sea de utilidad a investigadores y usuarios en gene- ral.

En ellos trabajan los documentalistas con la tarea principal de funcionar como interme- diarios entre los creadores de información y los usuarios finales.

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A diferencia de las bibliotecas, los centro de documentación no son depósitos de documentos, sino que su objetivo básico consiste en la difusión de todos los documentos pertinentes solicitados por el usuario. La búsqueda de información debe ser completa, por ello el centro de documentación debe contar con los medios técnicos necesarios para poder acce- der a todos los documentos publicados en todo el mundo, independientemente de su lugar de procedencia.

Así por ejemplo, los centros de documentación dispondrán de catálogos, bibliografías, directorios, etc., y además estarán conectados, generalmente mediante sistemas informáticos, con otros servicios de información de manera que controlen y coordinen todas las fuentes de procedencia de los documentos.

Los centros de documentación recogen los documentos para extraer de ellos su conte- nido informativo. Esta información se ofrece al usuario o cliente, al cual le sirve de base para la elaboración de nuevos documentos. El nuevo documento producido por el usuario será posteriormente recogido por otro documentalista.

Ejemplo: un estudiante acude a un centro de documentación en busca de bibliografía o bien de unos artículos que versen sobre su tema de estudio. El estudiante utiliza la docu- mentación tratada por el centro como base para la elaboración de una tesis. Cuando haya concluido su investigación, el estudiante habrá generado nueva información que se plasmará en una tesis doctoral. Posiblemente, el centro de documentación recurrirá a dicho trabajo de investigación o tesis para tratar la información contenida y almacenada a la espera de una nueva consulta sobre el tema.

De esta manera, en un centro de documentación se produce un flujo constante y permanente de entrada de información y salida de productos documentales.

Generalmente son centros altamente especializados y ocupados de las funciones documentales dentro de un campo específico del saber. Por ejemplo, un centro de documenta- ción en medicina, un centro especializado en teatro medieval, etc. Se puede afirmar que a mayor especialización en la materia tratada en un centro, más posibilidades tiene de realizar con éxito su función informativa.

Un centro de documentación debe formar parte de las redes y sistemas documentales, Es decir, no debe trabajar aisladamente sino que ha de colaborar con otros centros que traten temas y disciplinas relacionadas de manera que se complementen mutuamente. Por ejemplo, el centro de documentación de teatro medieval se relacionará con el centro dedicado a literatu- ra medieval, con otro especializado en historia y así sucesivamente hasta completar la red.

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