Gestión de Stocks: Conceptos Clave, Costos y Tipologías en Economía

GESTIÓN DE STOCKS

TEMA4. GESTIÓN DE STOCKS.

1. - Concepto y clases.

La expresión gestión de stocks, es el conjunto de actividades de organización, planificación y control del conjunto de stocks perteneciente a una empresa. Fundamentalmente, se trata de disponer de la cantidad necesaria, en el momento y lugar que se necesite con el mínimo coste. Esto supone, entre otras acciones:

• Determinar las cantidades más convenientes de cada uno de los artículos.
• Determinar los momentos y cantidades reposición.
• Controlar los movimientos de entrada y salida de los stocks.
• Controlar el inventario.
• Controlar las tareas a realizar.

La situación ideal sería la ausencia de stock y de almacenes, de manera que nuestros proveedores nos suministraran mercancía inmediatamente cuando fuera necesario, pero esto es imposible para cualquier empresa, por lo que se debe establecer un equilibrio entre la calidad de servicio al cliente y los costes que se derivan de la posesión de los stocks.

Calidad de servicio al cliente

La posesión de stocks cumple la función de servicio al cliente con las siguientes acciones:

• Acercan el producto al cliente. Los almacenes de delegaciones o distribuidores facilitan la conexión entre las fábricas y los clientes.
• Ajustan las diferencias de la demanda real con las previsiones de ventas y con la capacidad productiva. En muchos casos no es posible ajustar la producción a la demanda real, por lo que se debe almacenar la mercancía.
• Evitan roturas de stock. Es preciso garantizar el servicio cuando determinadas eventualidades (fallo en nuestros proveedores, transportistas o problemas con el proceso de fabricación) impidan disponer de los productos previstos.

Costes de posesión

Los costes que supone el stock de almacén, no solo el valor del producto y los costes de almacenaje, manutención, preparación de pedidos, .. sino también los costes financieros de toda esa inversión. Es preciso ajustar las cantidades para reducir esos costes sin comprometer el servicio al cliente.

La calidad del servicio al cliente y los costes de almacenamiento son ambos prioritarios, ya que es preciso conseguir el equilibrio entre los costes de almacenamiento y los costes que suponen la pérdida de clientes por falta de stocks.

Clases de stock de gestión y conceptos básicos

1. - Clases de stock de gestión. Conceptos básicos.

Es preciso contar con ambos conceptos para saber cuál será el stock disponible. De esta manera podemos atender a los pedidos de clientes no sólo con la mercancía almacenada, sino también con la que está previsto que entre. Para ello debemos saber con exactitud:

• Cantidades de stock en tránsito o en producción.
• Fecha prevista de entrada en almacén.
• Fecha comprometida para la entrega a nuestros clientes.

Stock según su grado de finalización

Según su grado de finalización:

• Materias primas.
• Productos semiterminados.
• Productos terminados.
• Otros:
  • Envases y Embalajes.
  • Repuestos.
  • Componentes.

Todos ellos son elementos almacenables y deben considerarse no sólo en la gestión del almacén sino también en la gestión de stocks, muy especialmente en las materias primas, productos semiterminados y productos terminados. Cuando las materias primas y componentes entran en almacén, podemos mantenerlas en stock o incorporarlas inmediatamente al procesoproductivo. Si las incorporamos al proceso productivo, normalmente de productos diversos, aumentamos el nivel de existencias de productos terminados y garantizamos el servicio al cliente, pero incrementamos también el coste de la mercancía almacenada. En cambio, con tiempos cortos de fabricación de productos es más interesante mantener en almacén las materias primas y productos semielaborados, porque el coste de la mercancía almacenada y el financiero serán menores.

Ej .: Una materia prima o componente concreto, puede dedicarse a fabricar los productos A y B en sus modelos 1 y 2, por lo que es más rentable mantener el mayor tiempo posible esa materia prima en stock, que dedicarse a fabricar los modelos 1 y 2 de los productos A y B en unas cantidades que pueden no ser adecuadas, sobrando unas y con falta de stock en otras.

De esta manera se compromete menos dinero en el stock sin dejar de garantizar el servicio al cliente cuando haya pedidos. Para ello es necesario tiempos de fabricación muy cortos.

Stock según la función logística

1. 1 .- Stock según la función logística.

Las necesidades de almacenamiento de mercancía varían de unos tipos de empresa a otros.

En el sector del automóvil se trabaja casi bajo pedido, de manera que si vas a comprar un coche no te lo entregan de manera inmediata y debes esperar a que finalice su fabricación y transporte. Como es lógico, en el sector de alimentación esto es imposible y disponemos de los artículos de manera inmediata en las cantidades y calidades requeridas.

Tipos de stocks:

• A Stock de maniobra. Es el stock que la empresa necesita para realizar las operaciones comerciales habituales. Dependerá del ritmo de las ventas (a mayor cifra de ventas, más stock de maniobra) y del ritmo y plazos de suministro de proveedores o de fabricación (mayores plazos de entrega o producción aumentan el nivel de existencias).
• A Stock especulativo. Si se prevé que la demanda de un determinado bien va a incrementarse en una gran cuantía, se acumula stock cuando aún no hay tal demanda y, por tanto, es menos costoso. Aunque supone un incremento en los costes de mercancía almacenada, se compensa por el menor precio de compra.

Stock cíclico o estacional. Su objetivo es hacer frente a aquellas ventas esperadas que se producen en una determinada estación o temporada. Sería el caso del turrón o los helados. En este caso, es preferible fabricar de manera regular durante todo el año y almacenar los productos para periodos concretos que tener una alta capacidad de producción (máquinas, operarios) sólo para ese periodo.

• A Stock de seguridad. Es el previsto para demandas inesperadas de clientes o retrasos en las entregas de los proveedores. Ayuda a evitar las roturas de stock. Lo vemos con más detalle en el siguiente apartado.

Stock medio. Está basado en el stock de maniobra y el de seguridad. Determina el promedio de mercancía almacenada de acuerdo con la siguiente fórmula:

StockMedio= StockSeguridad+(StockManiobra/2)

• o > Dado que el stock de maniobra es un valor que va cambiando a lo largo del año, es preciso hacer al menos un cálculo mensual del stock medio.

Stock minimo o punto de pedido. Es la cantidad relativa al consumo durante el plazo medio de reaprovisionamiento. Cuando se alcanza ese volumen de stock, es preciso realizar el pedido para no quedarse sin mercancía antes de que llegue el pedido.

Tiempo de reposición. Es el plazo transcurrido desde que se hace el pedido a proveedor hasta que llega a los almacenes. Es preciso contar con este plazo para estimar las necesidades y tiempos de pedido, para abastecer a producción y a los clientes.

Rotura de stocks y stock de seguridad

1. 2 .- Sección Rotura de stocks y stock de seguridad.

En la gestión de almacenes, hay muchas situaciones en las que tienes que prever la posibilidad de quedarte sin algún recurso muy necesario y contar con alguna cantidad extra para evitar imprevistos.

Rotura de stocks

Podemos definir la Rotura de Stock como la cantidad de demanda solicitada por un consumidor o cliente no satisfecho por ausencia de stock suficiente para atenderla.Se dice que se produce una rotura de stocks cuando las existencias de un determinado producto del almacén no son suficientes para cubrir las necesidades de consumo ordinario. Se pueden dar dos variantes:

• Que cumpliéndose el nivel mínimo, éste resulte ya insuficiente,
• Que no se hayan cumplido los niveles mínimos y el nivel de existencias esté por debajo.

En el primer caso, el stock mínimo ha quedado desfasado y, por tanto, se estudia la nueva situación de la empresa y sus actuales necesidades, con el fin de determinar un nuevo nivel de stock mínimo, En el segundo caso, aprovisionamiento lleva a cabo las gestiones necesarias para determinar por qué no se han respetado los mínimos fijados.

La fórmula que nos da el índice de rotura de stocks es:

ROTURA =(PEDIDOSNOSATISFECHOS /PEDIDOSTOTALES)x100

La fórmula más sencilla para valorar económicamente la Rotura de Stock sería:

RS = > (Cantidad no Suministrada x Coste Unitario en almacen)

Y de forma porcentual

RS (%) = (Cantidad no Suministrada x Coste Unitario)/(Cantidad Total Solicitada x Coste Unitario) Stock de Seguridad.

Al ser el tiempo de reposición conocido, la reposición se pide con antelación, llegando el pedido en el momento en que el stock se acaba. Si se dispusiera de un sistema de reposición totalmente fiable (que cumpliera plazos y cantidades con una seguridad del 100 %) y con un tiempo de respuesta instantáneo, no haría falta stock de seguridad. Como esta situación no se da en la práctica, es conveniente disponer de un stock de seguridad que cubra posibles eventualidades para evitar las roturas de stock.

Por ejemplo, en el caso de que durante la espera del pedido hubiese un mayor consumo, las existencias se agotarían antes de la llegada del mismo, quedando una parte de la demanda insatisfecha. Un retraso de un proveedor o transportista puede provocar una situación similar.

Por otra parte, un stock de seguridad que cubriera cualquier situación, por excepcional que fuera, debería tener un tamaño infinito, como esto es insostenible debe de valorarse el coste del stock de seguridad frente al de la Calidad de Servicio, debiéndose llegar a un compromiso entre ambos, un equilibrio entre el coste que supone mantener el stock de seguridad y el coste que supone la ruptura de stock por carecer de existencias. Asociado a este concepto está el de punto de pedido, que es el nivel de stocks en el que debemos efectuar el pedido, para que llegue a tiempo antes de que se produzca una rotura de stocks.

Cálculo del stock de seguridad y el punto de pedido

1. 3 .- Cálculo del stock de seguridad y el punto de pedido.

¿Qué es un stock de seguridad?

Un stock de seguridad, es el producto extra que se almacena para poder hacer frente si sucediera una rotura de stock. Es parte de una correcta gestión del departamento logístico calcular este dato para no caer en rotura y, por tanto, perder ventas.

Los adecuados niveles de seguridad permiten a las empresas enfocar sus objetivos hacia un determinado sentido. En cierta manera el stock de seguridad es una forma de prepararse ante épocas en las que pueda escasear cierto producto. Esto permite a las empresas poder satisfacer la demanda de los consumidores, aunque surja alguna de las siguientes situaciones:

• Crecimiento excesivo y no previsto en la demanda de un determinado producto.
• Averías en la fase de producción.
• Retrasos de los proveedores o suministrares de los materiales.
• Huelga de los trabajadores.

Es fundamental calcular el stock de seguridad, por el hecho de que si no lo llegamos a calcular no sabemos si tenemos demasiadas mercancías o escasas mercancías. La cuantía de existencias de seguridad también puede influir en el desarrollo de una compañía. Cuando la cifra es alta puede generar elevados costes de mantenimiento de inventario. Además, los artículos que durante un largo tiempo se almacenan pueden llegar a deteriorarse, romperse o caducar. Por su parte, pocas existencias de seguridad pueden suponer una pérdida de ventas y por lo tanto un mayor