Administración General I: funciones del administrador en la UTN

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL

Tecnicatura Universitaria en Administración

Administración General I

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TECNICATURA UNIVERSITARIA EN ADMINISTRACIÓN

ADMINISTRACIÓN GENERAL I

PARTE A

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UNIDAD 2: SISTEMAS ADMINISTRATIVOS - EL TRABAJO DEL ADMINISTRADOR: PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN

PRESENTACIÓN

Continuamos el desarrollo de los sistemas administrativos y la administración a través del abordaje del trabajo y las funciones del administrador.

Dentro de las tareas que debe llevar adelante dentro de la empresa encontramos la planeación, la organización, la integración, la dirección y el control, centrándonos en esta unidad en las dos primeras tareas.

OBJETIVOS

QUE LOS PARTICIPANTES LOGREN:

• Conocer en qué consiste el trabajo del administrador.
• Comprender qué es la planeación y su importancia.
• Comprender la organización y sus ventajas.

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TEMARIO

1. El trabajo del administrador.
2. Planeación.
3. Organización.

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1.EL TRABAJO DEL ADMINISTRADOR

¿CUÁL ES LA PRINCIPAL FUNCIÓN DEL ADMINISTRADOR ?

La función del administrador tiene muchos aspectos: según el nivel en que se sitúe, deberá vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del nivel operacional o con la planificación, organización, dirección y control de las actividades de su departamento o división en el nivel intermedio, o incluso con el proceso decisorio en el nivel institucional, orientado hacia un ambiente externo que la empresa pretende servir.

Cuanto más se preocupe el administrador para saber o aprender cómo se ejecutan las tareas, más preparado estará para actuar en el nivel operacional de la empresa Cuanto más se preocupe por desarrollar conceptos más preparado estará para actuar en el nivel institucional de la empresa.

INVITACIÓN A TOMAR NOTA

Uno de los deberes principales de un administrador es asegurar que la organización opere con eficiencia.

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Básicamente, un administrador debe cumplir con los siguientes roles:

Planificación y organización

En las organizaciones, un administrador ejecuta planes a corto y a largo plazo que establecen un grupo claro de objetivos que ayuden a la organización a llegar a donde lo tiene planeado. Para que el administrador tenga éxito al implementar estos planes, debe entender el cómo, el cuándo y el quién del plan. Además de planear, un administrador ofrece eficiencia a través de la organización. Esta organización permite al administrador coordinar esfuerzos del negocio para lograr uno o un grupo de metas colectivamente.

Dirección

Después de planear y organizar, el administrador debe establecer la dirección de otros en la organización seguirán. Dirigir a las personas dentro de la empresa para lograr un grupo común de metas requiere la combinación de recursos y un sistema efectivo de soporte. Un administrador debe contar con habilidades interpersonales para que pueda manejar las diversas personalidades que existen en una empresa. Además, un administrador efectivo usará las capacidades de los miembros para hacer que el plan tenga éxito. Esto incluye delegar la autoridad, la responsabilidad y el control a otros miembros de supervisión.

Personal

Otro deber importante del administrador es el que involucra contar con el personal adecuado en la organización. Esto requiere un completo conocimiento de la organización y lo que ésta necesita. El administrador debe coordinar con recursos humanos y otros departamentos dentro de la empresa. Los administradores por lo general desean tener una participación activa en el reclutamiento y selección de nuevos individuos para la

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organización. Después de contratar personal, el administrador debe valorar activamente el progreso de los nuevos empleados

Enlace

Un administrador efectivo es el enlace entre la dirección y el personal. Al relacionar ambas partes, un administrador puede encontrar soluciones que cumplirán con las demandas tanto de la administración como del personal. Esto puede ayudar a lograr en la organización un ambiente positivo libre de muchos problemas y conflictos. El administrador debe administrar la información, el desarrollo y las expectativas de cada uno dentro de la organización y hacer necesarias las correcciones para beneficiar a la organización

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APORTES Y PREGUNTAS PERSONALES EN EL BLOQUE TEMÁTICO

En el cierre de este bloque temático y en relación a los temas aquí desarrollados, si lo cree oportuno, no deje de aprovechar el momento para intervenir con su inquietud personal en el foro:

• Exponiendo alguna experiencia;
• Opinando críticamente;
• Realizando algún tipo de aporte o
• Formulando una pregunta

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2. PLANEACIÓN

¿QUÉ ES LA PLANEACIÓN?

La planeación (o planificación) puede definirse como la determinación de escenarios futuros y del rumbo hacia dónde se dirige la empresa, y de los resultados que se pretenden obtener para minimizar riesgos y definir las estrategias para lograr el propósito de la organización con una mayor probabilidad de éxito.

TIPOS DE PLANEACIÓN

De acuerdo con el nivel jerárquico en el que se realice, con el ámbito de la organización que abarque y con el periodo que comprenda, la planeación puede ser:

• Estratégica. Define los lineamientos generales de la planeación de la empresa; esta labor la realizan los altos directivos para establecer los planes generales de la organización; generalmente es a mediano y a largo plazo, y abarca toda la organización.
• Táctica o funcional. Comprende planes más específicos que se elaboran en cada uno de los departamentos o áreas de la empresa, y que se subordinan a los planes estratégicos. Los planes tácticos son planes detallados de cada gerencia para lograr el plan estratégico.
• Operativa. Es a corto plazo, se diseña y se rige de acuerdo con la planeación táctica; se realiza en los niveles de sección u operación. Su tarea consiste en la formulación y asignación de resultados y actividades específicas que debe ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa.

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LAS TÉCNICAS DE PLANEACIÓN

Son herramientas que se utilizan para llevar a cabo eficientemente la administración. Las técnicas de planeación pueden ser:

• Cuantitativas. Las que se basan en métodos matemáticos.
• Cualitativas. Son herramientas y conocimientos que surgen de la experiencia o el criterio u observación.

Existen múltiples técnicas de planeación, la más usual es el análisis FODA, consiste en detectar Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas que pueden afectar el logro de los planes.

Las fortalezas son puntos fuertes y características de la empresa que facilitan el logro de los objetivos.

Las oportunidades son factores externos del entorno que propician el logro de los objetivos.

Las debilidades son puntos débiles, factores propios de la empresa que impiden el logro de los objetivos.

Las amenazas son factores externos del entorno que afectan negativamente e impiden el logro de los objetivos.

La finalidad del FODA es convertir las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades. Se basa en el análisis del entorno y se fundamenta en proyecciones estadísticas, económicas y financieras.

La planeación debe responder a tres preguntas fundamentales:

¿Dónde estoy? ¿A dónde quiero llegar? ¿Cómo llego?

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PRINCIPIOS DE EFICACIA DE LA PLANEACIÓN

1. El principio de la flexibilidad y actualización. Todo plan puede y debe ser actualizado cada vez que las circunstancias del entorno o la voluntad de la organización modifiquen las hipótesis básicas en las que se sustenta el plan.
2. El principio de la participación. En el proceso de planificación deben participar, en principio, todos los directivos, pero es recomendable que el proceso de participación se abra al mayor número de niveles posible porque: a. El que participa, se compromete b. Se pueden recoger ideas valiosas de muy diversas fuerzas c. Al personal se lo motiva d. Al personal se lo forma.
3. El principio del compromiso de la Dirección. No hay plan si la alta Dirección no está convencida de la necesidad y posibilidad de planificar, si no se implica y no se compromete. Servir de ejemplo, apoyar las decisiones, asignar los recursos, son algunas de las ventajas.
4. El principio del deslizamiento. Un plan no puede hacerse cada cuatro años para un periodo de cuatro años. Al segundo o tercer año no sirve de nada porque las hipótesis de partida han cambiado. Un plan hay que hacerlo cada año para los cuatro años siguientes, modificando lo que haya que modificar del plan anterior.

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1. El principio de la gestión. Desgraciadamente muchos planes estratégicos, sobre todo los encargados a organizaciones externas, acaban en las estanterías sin ser utilizados jamás. Pero el plan tiene que ser un documento vivo, un documento que se consulte cada vez que se tenga que tomar una decisión importante, conozcamos una información del mercado trascendente, o cambie la dirección
2. El principio de la globalidad. Un plan tiene que ser global: incluyendo los planes a corto plazo, los planes de las diversas unidades, los planes de formación, los planes comerciales, los planes financieros, etc. Nada puede permanecer al margen del plan estratégico.
3. El principio de la programación. Un plan estratégico precisa ineludiblemente ir seguido de unos programas y planes de acción, de unos presupuestos, de unos sistemas de información, control y seguimiento. Es decir, el plan estratégico tiene sentido si se integra en una dirección estratégica.
4. El principio del control. El plan tiene que ser controlado, hay que completar todas las fases del control: un término de comparación (el propio plan), una medida de las realizaciones (que nos ofrecen los sistemas de control 4 económico y los Cuadros de Mando 2 Integrales), un cálculo de las desviaciones, un análisis de estas desviaciones, y unas acciones correctivas para tratar de alcanzar los planes, o para modificarlos.
5. El principio de la transparencia. La mayor parte de las informaciones del plan pueden ser divulgadas. El ello contribuye a mejorar la imagen de la empresa, y refuerza los esfuerzos que las empresas están haciendo para aplicar los