Introducción a la Administración de Negocios de la Universidad de Costa Rica

UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

Escuela de Administración de Negocios

EAN Escuela de Administración de Negocios INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS (DN-0101) Fundamentos de la Administración -Nota Técnica- Profesor: José Eduardo Sánchez y Paul Masis Solano I ciclo 2024 Documento preparado con fines académicos ¡Para proteger el ambiente, no imprima este documento si no es necesario! Página 1 SINAES 2511-9180 / 2511-9188 www.ean.ucr.ac.cr a negocios@ucr.ac.cr f /eanucr CARRERA ACREDITADA COSTA RICAUNIVERSIDAD DE COSTA RICA EAN Escuela de Administración de Negocios

Introducción a los Fundamentos de Administración

El propósito de la presente nota técnica es proporcionar información general sobre los fundamentos de administración en organizaciones dinámicas.

Concepto de Administración

O La administración se refiere al proceso mediante el cual se planean, se organizan, se dirigen y se controlan todas las actividades y recursos de una organización, con el fin de lograr las metas y los objetivos propuestos. Es importante resaltar la diferencia de estos conceptos L claves administrativos, las metas vistas como el resultado final que la empresa desea alcanzar a largo plazo (5+ años) y los objetivos los logros específicos que se desean obtener al corto plazo (1-2 años). La principal finalidad de la administración es que las organizaciones logren sus resultados, con el máximo aprovechamiento de los recursos con los que cuenta (pueden ser recursos materiales, humanos, financieros y de información), tomando en consideración dos conceptos muy importantes:

• Eficiencia: lograr la mayor productividad posible con la menor cantidad de recursos
• Eficacia: promover las actividades de trabajo que ayuden a las organizaciones a obtener sus metas, es decir, hacer lo apropiado

Funciones Básicas del Proceso Administrativo

Tiene su origen en la Teoría General de Henry Fayol, comprende el conocimiento, las herramientas y las técnicas del quehacer administrativo y hace referencia a los procesos de planeación, organización, dirección y control (Bernal & Sierra, 2008). Las funciones básicas que comprenden el proceso administrativo se explican a continuación: Página 2 SINAES 2511-9180 / 2511-9188 www.ean.ucr.ac.cr a negocios@ucr.ac.cr f /eanucr CARRERA ACREDITADA COSTA RICAUNIVERSIDAD DE COSTA RICA EAN Escuela de Administración de Negocios

Figura 1: El proceso Administrativo

1. Planificación Es la herramienta para administrar las relaciones con el futuro 4. Control 2. Organización Es el proceso de producir información para tomar decisiones sobre la realización de objetivos Dividir el trabajo y atribuir responsabilidades y autoridad a las personas 3. Dirección Consiste en realizar actividades mediante la aplicación de energía física, intelectual e interpersonal para ofrecer productos, servicios e ideas Fuente: Empresas Exitosas Blogspot

1. Planeación

Es donde las organizaciones establecen los lineamientos que regirán su accionar, así como las metas, los objetivos, las estrategias, los planes, las actividades y los proyectos a realizar; todo esto plasmado e integrado normalmente en un documento denominado Plan Estratégico.

Figura 2: Elementos claves de la planeación

Objetivos: actividades que la organización propone realizar en un plazo determinado. Estrategias: cómo se pretende alcanzar los objetivos propuestos. Metas: son los alcances finales que se pretenden en la organización. Planes: son programas que establecen la forma cómo se llevará a cabo las actividades que se deben realizar para lograr los objetivos. Actividades: acciones, proyectos, tareas y labores específicas que se realizan en la organización para lograr los objetivos Fuente: Elaboración propia (2021) Página 3 SINAES 2511-9180 / 2511-9188 www.ean.ucr.ac.cr negocios@ucr.ac.cr f /eanucr CARRERA ACREDITADA COSTA RICAUNIVERSIDAD DE COSTA RICA EAN Escuela de Administración de Negocios

Tipos de Planes en Planeación

Es importante indicar que -en materia de planeación- existen muchos tipos de planes, entre los cuáles se pueden citar:

• Planeación estratégica: establece las metas y objetivos claves de la empresa y la forma de asignar los distintos tipos de recursos para alcanzarlas. Es una guía para el establecimiento de políticas y toma de decisiones importantes. La responsabilidad recae en la administración de alto nivel / alta dirección y su ejecución tiende al largo plazo (5+ años), por lo cual, no presenta flexibilidad en sus ajustes una vez establecidos. ++
• • Planeación táctica: plan a menor escala para implementar el plan estratégico, más flexible, con un período entre 3-5 años, con posibilidades de renovarse y ajustarse a condiciones específicas o segmentarse por cada año de la estrategia mapeada. Normalmente los desarrollan la gerencia media.
• Planeación operacional: diseñado para implementar los planes tácticos, para un período menor a un año, ejecutado por la primera línea o jefaturas/supervisores, quienes cumplen con los objetivos específicos trazados dentro de los planes estratégicos.
• Planes de contingencia: los cuales que se elaboran para que las organizaciones puedan estar preparadas para enfrentar acontecimientos imprevistos. Se elaboran a través de los diferentes escenarios que tendría una organización, lo cual se refiere a la visualización de lo que podría ser el futuro y con base en esto desarrollar los diferentes planes organizacionales. Con esto no se pretende predecir el futuro, pero sí reducir a la medida de lo posible la incertidumbre por 1: PLAN 2= medio del planteamiento de los diferentes escenarios que se puedan presentar en el entorno interno o externo, y con base 1 en esta visualización elaborar planes de contingencias que se ajusten a estos eventuales escenarios. Los pueden ejecutar la alta dirección, gerencia media o incluso la primera línea, dependiente del tipo de contingencia generada.

Un ejemplo de un plan contingencia es: para una empresa que importa productos del extranjero, debe planificar sus importaciones desde diferentes ópticas, una de ellas es la variación del tipo de Página 4 SINAES 2511-9180 / 2511-9188 www.ean.ucr.ac.cr negocios@ucr.ac.cr f /eanucr CARRERA ACREDITADA COSTA RICAUNIVERSIDAD DE COSTA RICA EAN Escuela de Administración de Negocios cambio del dólar versus al colón, partiendo del supuesto que compra los productos del extranjero en dólares y vende en territorio nacional en colones. Entonces sus planes de contingencia en este sentido deben considerar los escenarios de aumento del tipo de cambio, disminución del tipo de cambio, o bien que el tipo de cambio se mantengan invariable. Esto, entre otras muchas variables que debería considerar en sus procesos de planeación.

Beneficios y Argumentos en Contra de la Planeación

Algunos de los principales beneficios de la planeación son:

• Proporciona dirección a la organización $
• Permite la utilización óptima de recursos
• Apoya a la competitividad de la empresa
• Proporciona criterios para medir el rendimiento organizacional

Sin embargo, también se pueden señalar algunos argumentos en contra de dedicar tiempo a la planeación:

• Si es muy rigurosa podría llevar a la organización a ser muy rígida en su accionar
• No puede asegurar totalmente el éxito organizacional
• En ocasiones la clase gerencial no toma en cuenta a los niveles inferiores en sus actividades de planeación, lo cual lleva a tener una visión limitada de la realidad operativa de la organización.

Como se indicó anteriormente, uno de los aspectos fundamentales de la planeación es el aprovechamiento óptimo de los recursos, lo cual está vinculado también a la segunda función de la administración, que es la organización.

2. Organización

: Es la función del proceso administrativo mediante la cual se organizan y coordinan todos los recursos humanos, materiales y de información e intangibles que posea la organización. En estas actividades, se define la estructura organizacional; se determinan los organigramas, las cadenas de mando, los tramos de control y una descripción detallada de los puestos y tareas, tal y como se explica en la siguiente figura: Página 5 SINAES 2511-9180 / 2511-9188 www.ean.ucr.ac.cr a negocios@ucr.ac.cr f /eanucr CARRERA ACREDITADA COSTA RICAUNIVERSIDAD DE COSTA RICA EAN Escuela de Administración de Negocios

Figura 3: Características de la función de organización

Estructuración del trabajo Función de organización Organización de recursos Descripción de funciones y puestos Fuente: Elaboración propia (2021)

Estructura y Diseño Organizacional

En la etapa de organización, las empresas trabajan en la definición de su estructura y diseño. La estructura organizacional es la disposición formal de los puestos de trabajo dentro de una organización y se define mediante el proceso de diseño organizacional, el cual consiste en la creación o modificación de su estructura (Robbins & Coulter, 2014). Toda la estructura y diseño que la organización defina, se puede resumir por medio del organigrama, el cual es la representación gráfica y visual de la estructura organizacional y su diseño queda sujeto al tipo de departamentalización con la que cuente la organización, ya que es necesario definir cómo se agruparán ciertas actividades laborales en un área de trabajo delimitada. A continuación, se presenta un ejemplo de organigrama básico de una organización:

Figura 4: Ejemplo de organigrama en una organización

Gerencia General Asesoría Gerencial Asesoría Jurídica Gerencia Financiera Gerencia Mercadeo Gerencia Producción Gerencia RH Jefe Presupuesto Jefe Contabilidad Jefe Inv. de mercados Jefe Marca Jefe Logística Jefe Operaciones Jefe Reclutamiento Jefe Capacitación Colaboradores y asistentes Colaboradores y asistentes Colaboradores y asistentes Colaboradores y asistentes Colaboradores y asistentes Operarios y asistentes Colaboradores y asistentes Colaboradores y asistentes Fuente: Elaboración propia (2021) Página 6 SINAES 2511-9180 / 2511-9188 www.ean.ucr.ac.cr a negocios@ucr.ac.cr f /eanucr CARRERA ACREDITADA COSTA RICAUNIVERSIDAD DE COSTA RICA EAN Escuela de Administración de Negocios

Tipos de Autoridad en la Organización

En la figura 4, se observan dos tipos de autoridad: de línea y de staff. La autoridad de línea es la que la organización le otorga a un gerente o jefatura para dirigir el trabajo de sus colaboradores. En el organigrama se puede ejemplificar esto en la relación de la Gerencia General y las Gerencias medias, así como de estas con los supervisores y demás colaboradores. La autoridad de staff son aquellos puestos en las organizaciones que respaldan, asesoran y apoyan a quienes tienen una autoridad de línea. En el organigrama anterior, se puede observar este tipo de autoridad en la relación Gerencia General y Asesoría Gerencial y Jurídica.

Conceptos Fundamentales de Estructuras Organizacionales

En este mismo tema, existen dos conceptos fundamentales que son de mucha importancia para comprender aún mejor las estructuras organizacionales:

• Unidad de mando: es un principio administrativo que indica que un colaborador o empleado debe reportarle únicamente a un gerente.
• Tramo de control: se refiere a la cantidad de empleados que un gerente o jefatura en una organización puede dirigir de manera eficiente.

Centralización y Descentralización en la Toma de Decisiones

Dentro de la composición del organigrama se visualiza que los niveles gerenciales tienen a su cargo colaboradores y esto hace que en muchas ocasiones los gerentes y jefaturas puedan adoptar dos posiciones con respecto al proceso de toma de decisiones:

• Centralización: Es la concentración de la autoridad en la cima de una organización o departamento funcional.
• Descentralización: es la delegación de autoridad en empleados o departamentos funcionales de niveles más bajos. (Hellriegel, Jackson, Slocum, & Franklin, 2017).

Diseños Estructurales Clásicos

Durante muchos años las organizaciones han adoptado diseños estructurales clasicos, basados por diversos tipos de departamentalización, por ejemplo: departamentalización por funciones, departamentalización geográfica, departamentalización por productos, departamentalización por proceso de trabajo, departamentalización por clientes, entre otros. A continuación, se presentan gráficamente algunas de las estructuras organizacionales clásicas más comunes en las empresas: Página 7 SINAES 2511-9180 / 2511-9188 www.ean.ucr.ac.cr a negocios@ucr.ac.cr f /eanucr CARRERA ACREDITADA COSTA RICA